Warum Zoom Docs eine kleine Revolution im Co-Editing in Unternehmen lostreten könnte

Zoom hat kürzlich Zoom Dokumente (oder Zoom Docs), seine KI-gestützte Lösung für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten finalisiert. Es handelt sich dabei um eine recht umfangreiche Textverarbeitung, die Teil des üblichen Zoom-Pakets ist und bleiben soll. Sie soll Teil sämtlicher Bezahlvarianten von Zoom werden und kann auch von Nutzer:innen der Gratis-Pläne verwendet werden – bei diesen allerdings nur sehr eingeschränkt und ohne den eigentlich spannenden AI Companion, der erst ab dem Pro-Plan unbegrenzt zur Verfügung steht.
Das Ganze steckt zwar noch ziemlich in den Anfängen, zeigt aber schon recht gut, wohin die Reise gehen soll. Denn in Zukunft könnten eine Vielzahl an Informationen automatisch in Dokumente gegossen werden, um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern – und Teams könnten quasi in Echtzeit Inhalte zusammenstellen, erweitern und in viele verschiedene Dokumente überführen.
Wer Zoom Dokumente ausprobieren will, sollte zunächst ein Update fahren, sofern nicht die aktuellste Version der Zoom-Anwendung installiert ist. Erforderlich ist hier eine Version ab 6.1.6 – Zoom Dokumente findet man dann links im Menü. Zur Auswahl stehen zum einen neue Dokumente, Dokumente, die aus Meetings generiert werden, einige Vorlagen, die sich an die Belange eines Unternehmens anpassen sowie eine Importfunktion für gängige Office-Formate.
Aus Meetings wird schnell ein Protokoll – und mehr
Dabei geht Zoom Docs schon in der jetzt vorgestellten ersten Version ein gutes Stück über andere Cloud-Office-Anwendungen hinaus und ist spezieller fokussiert auf Meetings und Interaktion im Unternehmenskontext. Aus Mitschriften und bereits bestehenden Dokumenten lässt sich mit Hilfe von KI schnell ein Draft erstellen, der zwar in den meisten Fällen noch recht generisch und beliebig aussieht, aber leichter an die eigenen Bedürfnisse anzupassen ist, als das etwa bei Google Text und Tabellen der Fall ist. In Zukunft wird es so auch möglich sein, dass aus dem Gesprächsverlauf eines Meetings gleich entsprechende Dokumente (in Rohform) generiert werden.
Hierbei überzeugen die Bearbeitungsfunktionen. Denn mit Hilfe von Zooms AI Companion lassen sich ganze Texte oder einzelne Absätze schnell ausführlicher gestalten, zusammenkürzen und in eine andere Tonalität bringen. Auch ein Übersetzungs-Tool ist hier implementiert. Dabei überzeugt die Handhabung in der Co-Editing-Lösung schon jetzt – Kreative und Textschaffende können sich in einem Meeting zusammenfinden und gemeinsam remote an einem Dokument arbeiten.
Die Beteiligten sehen in Echtzeit, wer was optimiert und können neben Fließtext mit Markdown-Support auch Tabellen, Bilder und ganze Seiten generieren. Zwar ist all das eher eine Textverarbeitung als eine Tabellenkalkulation, reicht aber dank entsprechender Data-Table-Funktionalitäten an vieles heran, was sonst mit Excel gemacht würde. Auch umfassende Wiki-Funktionalitäten sind implementiert.
Auch Kolleg:innen außerhalb des Meetings in Themen einbinden
Ähnlich wie bei anderen Cloud-Offices kann man hierfür individuell Rechte vergeben. Zu beachten ist, dass jeweils nur die Initiator:innen einer Besprechung die Hoheit über die Besprechungszusammenfassungen und Transkripte haben. Gut gelöst ist die Auffindbarkeit von Dokumenten, die entweder über Suchbegriffe, Beziehungen oder Meetings der Vergangenheit erfolgt.
Was schon auf den ersten Blick angenehm auffällt, sind die zahlreichen Shortcuts und mehr oder weniger intuitiven Funktionen, mit denen sich etwa Links erstellen lassen oder Personen involviert werden können. Wer regelmäßig mit so etwas arbeitet, dürfte damit schnell klar kommen. Dokumente lassen sich entweder über den Team-Chat oder per E-Mail als Link an Kolleg:innen weiter übermitteln, damit diese entweder in der Besprechung oder im Nachgang Ergänzungen vornehmen können.
Viel Potenzial dank KI und neuem Ansatz
All das ist praktisch, weil es beispielsweise die Frage löst, wer in einem Meeting tatsächlich dabei sein muss – und ob es nicht in manchen Fällen hilfreicher und zeitsparender ist, wenn zunächst ein Thema von einem Kernteam bearbeitet und dann weiteren Beteiligten zum Review oder für Ergänzungen und zur Kenntnisnahme übergeben wird. Ähnlich wie Zoom (trotz der Existenz von Teams) zum richtigen Zeitpunkt einiges in der Arbeitswelt und der Art des zusammen Arbeitens verändert hat, könnte das auch diese Lösung wieder schaffen.
Die Voraussetzung ist natürlich, dass Führungskräfte für ihre Teams in den Unternehmen das Potenzial erkennen und in diesen Workflows denken. Es könnte vor allem dezentralen Teams zugute kommen, die dank der KI-Lösungen gerade beim Zusammenfassen von Meetings einiges an Arbeit einsparen können. Hier ist allerdings noch ein nicht unwichtiges ‚Aber‘: Denn all das wird nur dann wirklich gut funktionieren, wenn die Zusammenfassungen vernünftig klappen – bislang ist hier allerdings noch Luft nach oben. Auch bei der AI-Companion-Lösung muss man wohl abwarten, wie schnell das mit dem Machine Learining wirklich klappt, Teams zu verstehen und mit den unterschiedlichen menschlichen Verhaltensweisen der Arbeitswelt klar zu kommen. Denn offensichtlich ist, dass all das trotz des großen Potenzials noch am Anfang steht.
Braucht es also neben den Collaboration-Office-Anwendungen von Google Docs bis Microsoft Office noch eine weitere Lösung? Diese Frage lässt sich schon zum jetzigen Zeitpunkt mit Ja beantworten – weil Zoom hier einmal mehr nicht nur ein Me-too-Produkt liefert, sondern mit eigenen Ansätzen und Features kommt, die nun andere große Unternehmen sicherlich aufgreifen werden, da aber in diese Art und Weise natürlich besonders gut in das Ökosystem von Zoom passen.