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13 Tipps für eine erfolgreiche Online-Konferenz

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Viele Bundesländer haben Events mit mehr als 1.000 Teilnehmern pauschal untersagt. Veranstalter kleinerer Konferenzen ziehen prophylaktisch die Reißleine. Und fast alle denken über eine Alternative nach: die Online-Konferenz.

Die Internetworld hat es schon getroffen, der Handelskongress von Plentymarkets ist abgesagt und auch die Online Marketing Rockstars, die Anfang Mai stattfinden sollte, findet nicht statt. Die Hansestadt Hamburg hat gerade Events mit über 1.000 Teilnehmern untersagt. Das Verbot gilt bis Ende April.

Viele Veranstalter kleinerer Events ziehen bereits freiwillig die Reißleine und sagen Veranstaltungen bis Ende Mai ab, denn die Gefahr ist groß, dass man auf den Kosten für Eventräume, Catering oder Speaker sitzen bleibt. Rechtsanwalt Christian Solmecke hält pauschale Regeln in den AGB meistens für unwirksam. Und wenn höhere Gewalt ins Spiel kommt, trägt jeder seine Kosten selbst.

Kein Ersatz, aber immerhin eine konstruktive Lösung ist die Online-Konferenz. Damit kann man zumindest zu einigen der eingeladenen Teilnehmern Kontakt halten und den mühevoll akquirierten Sponsoren und Speakern eine kleine Alternative anbieten. Ina Franke, die für den Softwareanbieter Acrolinx ein Event im Mai in Arizona geplant hatte, sucht gerade nach einer Software für das Hosting: „Wir haben vor drei Jahren 6Connex eingesetzt. Das war ein tolles Tool, aber sehr viel Aufwand.“ 6Connex bietet tatsächlich weitaus mehr als nur eine Webinar-Software. In dem Tool lassen sich ganze virtuelle Messen organisieren, mit Lounges, Ausstellungsbereichen und Breakout-Sessions

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Tipps für die bessere Online-Konferenz

Ob man ein solches Setup benötigt, muss jeder Eventbetreiber selbst beurteilen. Aber dass Online-Konferenzen und Webinare funktionieren können, steht außer Frage. Der Software-Anbieter Clickmeeting hat 2019 zehn Prozent mehr Events gehostet als im Vorjahr. Im Durchschnitt bleiben die User 53 Minuten am Ball und das erfolgreichste, bezahlte Einzelwebinar spielte über 20.000 Dollar ein.

Gerade für Veranstalter, die bislang wenig Erfahrung haben mit Online-Veranstaltungen, ist es aber wichtig, einige Tipps zu beherzigen, die den Unterschied zwischen irgendeinem Webinar und einer guten Online-Konferenz ausmachen. Oft gehen sie davon aus, dass die Online-Konferenz so einfach aufzusetzen ist wie ein Online-Meeting. Das ist aber beileibe nicht so.

Eventplanung

  1. Setzt Prioritäten. Wenn das Event bald stattfinden soll, dann fokussiert auf die allerwichtigsten Parameter und beachtet Zusatzfeatures erst dann, wenn der Rest steht. Es geht also um die Zielgruppe, den passenden Inhalt, die richtige Darreichungsform und die dafür nötige Ausstattung.
  2. Definiert einen Headliner. Auch wenn ihr bereits viele Teilnehmer für das stationäre Event akquiriert hattet, so ist die Entscheidung zur Teilnahme an der Online-Konferenz eine neue. Ihr braucht einen starken Grund für die Teilnahme und oft ist das der eine Keynote-Speaker. Denkt daran: Auch bei den Speakern hagelt es gerade Absagen und sie sind froh über Engagements. Außerdem kann ein starker Headliner sogar neue Teilnehmer akquirieren.
  3. Formuliert am Tag der Absage eures stationären Events eine positive und konstruktive Einladung. Hinterlasst nie den Eindruck: „Na, dann machen wir es halt im Netz“. Die Online-Konferenz hat ganz eigene Stärken, die es in den Mittelpunkt zu stellen gilt: keine Reisekosten, geringer CO2-Footprint, gute Vereinbarkeit mit dem regulären Job, On-Demand-Rezeption der Inhalte, selektive Rezeption der Inhalte und und und.
    Wenn der neue Termin noch nicht steht, dann entwerft eine Landingpage mit einem Registrierungsformular. Das kann mit einem einfachen Newsletter-Tool gemacht werden. Bietet den Teilnehmern an, sie rechtzeitig zu informieren.Und denkt an weitere Promotion-Formate wie zum Beispiel Performance-Anzeigen auf Google, Facebook, Instagram oder Linkedin. Durch das Lösen vom bisherigen Standort und Termin habt ihr ein neues Event, das auch neue Teilnehmer interessieren könnte.
  4. Bindet die Speaker mit in die Teilnehmer-Akquise ein. Online funktioniert das deutlich besser als offline, da der Aufwand zur Teilnahme so viel geringer ist. Ihr könnt sogar über eine Provision für die Speaker nachdenken. Dann ergibt es Sinn, jedem Speaker eine eigene Landingpage anzulegen. Das geht schnell, wirkt sehr professionell und zeigt, dass ihr auch an die Bedürfnisse der Speaker denkt und nicht nur deren Content wollt.

Eventvorbereitung

  1. Reine Webinartage sind langweilig. Denkt über Sonderformate nach. Kurzvorträge wie Pechakucha oder Elevator-Pitch sind aufwendiger in der Vorbereitung. Lasst euch von den Speakern die Slides vorher geben, dann entstehen keine Umschaltpausen. Interviews, Fire-Side-Chats oder Fünf-Fragen-an setzt ihr dagegen einfach um, wenn ihr einen guten Moderator habt, der Fragen stellen kann. Wenn ihr einen Roundtable einbaut, dann hinterlegt auf jeden Fall ein statisches Bild aller Speaker als Slide. Viele Teilnehmer schalten nämlich den Videostream aus, um Bandbreite zu sparen.
  2. Achtet auf guten Ton. Alle Speaker sollten mit geeigneten Mikrofonen arbeiten, entweder Headsets, Kragenmikrofonen oder guten Stand-Mikros, wie sie die Podcaster benutzen. Das kostet nicht die Welt, macht aber einen riesigen Unterschied. Das Videobild zeigt sowieso meistens nur den Torso des Speakers und das statische Slide. Hier ist das letzte Quentchen Qualität nicht entscheidend. Schlechter Ton ist dagegen enorm anstrengend.
    Tipp: Wenn Speaker kein Headset haben, wie wäre es, wenn ihr ihnen ein solches als Incentive schickt?
    Profitipp: Bittet die Speaker, einen Audiorekorder oder eine entsprechende kostenlose App auf ihrem Smartphone nebenher laufen zu lassen und euch das aufgezeichnete File zu schicken. Guter Ton ist auch für die Nachbearbeitung Gold wert.
  3. Arbeitet mit zwei Moderatoren oder einem Moderator und einem Koordinator. Während der Moderator die Q&A durcharbeitet oder den nächsten Speaker anmoderiert, kann die andere Person schon die Verbindung zum nächsten Speaker testen, sodass ein nahtloser Übergang gewährleistet bleibt. Wenn Pausen entstehen, können die beiden sie im Zwiegespräch überbrücken.
    Tipp: Wenn die beiden gut drauf sind, dann können sie dem Speaker Zwischenfragen stellen oder solche des Publikums weitergeben. Das macht das Event wesentlich lebendiger.
  4. Testet das gesamte Setup eine Woche vor dem Event. Die echten Speaker müssen nicht unbedingt dabei sein, aber wenn nicht, erstellt für sie einen kurzen Leitfaden, was zu tun ist.
    Tipp: Schickt dem Speaker ein kleines Event-Package mit eben diesem Leitfaden und vielleicht einem Poster für den Bildhintergrund oder einem Aufsteller für den Tisch. Das wirkt nicht nur professionell, sondern auch verpflichtend. Der Speaker merkt: Ihr betreibt Aufwand.
  5. Habt mindestens einen Backup-Vortrag oder ein Interview voraufgezeichnet in Reserve. Es kann immer zu Problemen kommen. Und außerdem könnt ihr den nutzen, um entweder eine Mittagspause mit zusätzlichem Content zu füllen oder den Teilnehmern im Nachgang eine E-Mail mit Link zu dem besonderen Goodie zu schicken.

Nach dem Event

  1. Jetzt greifen alle Grundregeln des Content Marketing. Auf jeden Fall schreibt ihr eine Dankes-E-Mail mit der Bitte um Bewertung und Feedback und eventuell einem Call-to-Action für die nächste Aktion, sei es die Newsletter-Anmeldung oder Links zu weiteren, spannenden Inhalten.
  2. Ein schönes Format ist auch ein PDF mit einem Recap des Tages, denn das könnt ihr auch nutzen, um damit die zu adressieren, die es nicht zum Event geschafft haben. Denen macht ihr natürlich die Video-Aufzeichnungen vom Online-Event schmackhaft.
  3. Natürlich wertet ihr das Feedback aus den Chat-Fragen und aus den zurückgeschickten E-Mails gemeinsam aus und gleicht das mit den Statistiken des Webinar-Tools ab.
  4. Und nun nehmt ihr jedes einzelne Content-Piece und prüft auf Herz und Nieren, was davon sich auf welchem Kanal wie zweitverwerten lässt. Die Infografik auf Instagram, das Kurzvideo auf Facebook, die Webinar-Aufzeichnungen auf Youtube, die Slides auf Slideshare und so weiter.

Und zum Schluss noch zwei Zusatztipps von erfahrenen Webinar-Veranstalterinnen:

Ina Franke von Acrolinx sagt: „Verteilt nur einen Link für den ganzen Tag und nicht zu jeder Session eigene Links. Das ist viel einfacher im Handling.“

Und Kara Widdison, Marketing Managerin bei Snapapp (heute Überflip) meint: „Pitche niemals dein virtuelles Publikum.“

Das würde man auf einer physisch durchgeführten Veranstaltung ja auch nicht tun und dafür gibt es im Nachgang noch genug Gelegenheit.

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Ein Kommentar
Eventagentur aus Hamburg
Eventagentur aus Hamburg

Danke für diese ausführlichen Tipps! Gerade in der jetzigen Zeit ist es in unserer Branche wirklich schwer, angemessene Kompensationen für die zahlreichen Ausfälle von Events zu finden.
Infolgedessen wird eine korrekte Eventplanung von Online-Konferenzen und ähnlichen Veranstaltung immer dringlicher.

Antworten

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