Asana, Anbieter eines weit verbreiteten Organisations- und Projekt-Tools für Unternehmen, hat eine Reihe von neuen Funktionen für die Plattform vorgestellt. Mit dieser Kombination aus Funktionen, die Asana als Enterprise Work Graph bezeichnet, sowie Sicherheitsmaßnahmen und Kontrollmechanismen auf Unternehmensebene, wolle man Teams die Koordination von Arbeitsabläufen über Teamgrenzen und Zeitzonen hinweg vereinfachen und besseren Einblick in den Stand und die Zwischenschritte von Projekten in Echtzeit bieten.

Grundsätzlich orientiert sich Asana dabei an der Erkenntnis, dass die Suche von Informationen und das Abhalten von Status-Meetings die Zeitfresser Nummer 1 sind. Und je größer das Unternehmen, desto mehr wächst diese Meta-Ebene der Arbeit, die „Arbeit rund um die Arbeit“. Sie kostet, rechnet Asana vor, Großunternehmen mit über 5.000 Angestellten 63 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit.

Der neue Enterprise Work Graph von Asana soll dagegen sichtbar machen, wie die Arbeit mit den Zielen des Unternehmens verbunden ist. Hierfür will das Unternehmen eine neue Ziele-API entwickeln, welche die Ziele mit Daten und Analysen unternehmenskritischer Tools verbindet, die Leistung überwacht und die Projektmanager über den Fortschritt informiert. So lässt sich etwa ein Asana-Ziel mit einem Salesforce-Bericht verknüpfen, sodass ein Ziel automatisch in Asana aktualisiert wird und alle Beteiligten im Unternehmen auf dem Laufenden bleiben, während Vertriebsteams in Salesforce neue Kunden akquirieren.

Wichtig ist Asana dabei auch die teamübergreifende Koordination, die dazu beitragen soll, dass Arbeit in Zukunft weniger isoliert stattfindet – eine Erkenntnis, die viele Unternehmen gerade in den letzten Monaten der Pandemie für sich entwickelt haben. Traditionelle Prozessautomatisierung von oben nach unten kann hier nicht die Lösung sein.

Mit dem neuen Workflow-Builder von Asana sollen sich Workflows auch ohne Programmierkenntnisse einrichten lassen. Das Tool erstellt und automatisiert dabei alle notwendigen Schritte in einem Workflow und liefert Analysen, mithilfe derer Verbesserungen vorgenommen werden sollen. Der Workflow-Builder und die Workflow-Sammlung, die in den kommenden Monaten veröffentlicht werden, sollen die Teams schließlich dabei unterstützen, ihre eigenen bevorzugten vorgefertigten Workflows zu kreieren und zu nutzen.

Unternehmensweite Berichte sollen schließlich die nötigen Informationen bieten, um Geschäftsziele nachzuverfolgen, Anpassungen vorzunehmen und Teams mit weniger zentralen Meetings zum Erfolg zu führen. Hinzu kommen nun Berichte über Datentrends und Workflows im zeitlichen Verlauf. Von der projektübergreifenden Nachverfolgung von Budgetausgaben über Tage, Monate und Jahre bis hin zur Analyse, wie viel Zeit Teams durch ineffiziente Prozesse verlieren, liefern unternehmensweite Berichte dem Nutzer wichtige Einblicke – so können sich selbst die effizientesten Teams immer noch kontinuierlich verbessern.

Auch unter der Haube hat sich bei den Asana-Lösungen einiges getan: Mit neuen Admin-Mitteilungen soll die IT direkt in Asana das ganze Unternehmen auf den neuesten Stand bringen können, zudem automatisiert die neue SCIM-Funktion das Einrichten von Gruppen und synchronisiert Profiländerungen mit Okta und bald auch mit Azure AD. Neuerdings können Unternehmensadministratoren durch die Audit-Log-API auch erfahren, was in Asana passiert, und sie erhalten Mitteilungen im Fall von ungewöhnlichen Aktivitäten.

In Zukunft sollen die Unternehmen dank Enterprise-Key-Management (EKM) noch mehr Kontrolle über ihre Daten erhalten und Daten mit eigenen Keys verschlüsseln können. Ziel ist es, dass Asana dadurch auch im Kontext kritischer und vertraulicher Unternehmensdaten verwendet werden kann – das war je nach Branche in der Vergangenheit offenbar schwierig.