3,48 Millionen Unternehmen, so rechnet das Statistische Bundesamt vor, gab es per Ende 2017 in Deutschland. Mit allein 720.000 Anmeldungen gehört die Gesellschaft mit beschränkter Haftung – kurz: GmbH – dabei zu den beliebtesten Rechtsformen.

Die Vorteile der GmbH liegen für Unternehmer auf der Hand: Die Gründung ist auch für Einzelpersonen möglich, es gibt ein vergleichsweise flexibles Vertragswerk und nicht zuletzt ist die Haftung im Insolvenzfall auf das Vermögen der Gesellschaft gedeckelt. Laut dem Institut für Mittelstandsforschung (IFM) dauert die Gründung einer GmbH üblicherweise weniger als acht Werktage. Doch was ist bei der Gründung alles zu beachten? Die folgende Checkliste nennt die wichtigsten Schritte.

Übrigens: Die Gründung einer GmbH soll künftig auch online möglich sein. Das Bundeskabinett billigte kürzlich eine entsprechende Gesetzesvorlage. So wird die Unternehmensgründung in Deutschland in der Zukunft wohl deutlich einfacher.

Wenn die Geschäftsidee validiert ist, steht der Gründung einer GmbH grundsätzlich nichts im Wege. Zuerst muss aber noch eine eher unbürokratische Entscheidung gefällt werden: Wie soll das Startup überhaupt heißen? Bei der Recherche und Auswahl eines passenden Namens hilft diese Tool-Übersicht. Jedoch sollte man beachten, mit dem Unternehmensnamen keine bestehenden Marken- oder Namensrechte zu verletzten. Das DPMA-Register und die Beratung durch einen Anwalt können helfen. Nicht vergessen: Eine Domain für die Website registrieren.

Soll alleine oder im Team gegründet werden? Wer wird zum Geschäftsführer ernannt? Sollen mehrere Personen die Geschäftsführung übernehmen? Soll die Befreiung  von § BGB 181 ins Handelsregister eingetragen werden? Die Antworten auf diese Fragen sind für die Verteilung der Unternehmensanteile essenziell. Je nach Anzahl der Gründer ist aber nicht immer eine pauschale 50-50 oder 33-33-33-Regelung sinnvoll. Die prozentuale Verteilung der Anteile sollte sich nach Verantwortung, dem Know-how und der eingebrachten Arbeitszeit richten.

Wer eine GmbH gründen will, muss mindestens 25.000 Euro als Stammkapital aufbringen. Dieser Betrag muss auch mindestens zur Hälfte eingezahlt werden, der Rest wird spätestens im Insolvenzfall fällig. Wer das Stammkapital zum Zeitpunkt der Gründung nicht bar aufbringen will, kann den Betrag (oder einen Teil davon) auch durch Sacheinlagen wie beispielsweise Patente, Computer oder Grundstücke geltend machen. Allerdings: Der genaue Wert dieser Gegenstände muss vorab vom Gründer selbst bestimmt werden – was viel Aufwand und Zeit kostet.

Diese Angaben müssen nun in einen Gesellschaftervertrag gegossen werden. Er regelt die wichtigsten Rechte und Pflichten zwischen den Gründern. Zum Inhalt gehört etwa auch die Angabe des Unternehmenszwecks. Entsprechende Mustervorlagen für eine GmbH gibt es beim Portal fuer-gruender.de zum kostenlosen Download. Wenn individuelle Regelungen getroffen werden sollen, die nicht zwingend in den Vertrag gehören, ist eine Gesellschaftervereinbarung ratsam. Die Ausfertigung ist jedoch mit anwaltlicher Beratung und weiteren Kosten verbunden.

Damit der Gesellschaftsvertrag der GmbH rechtskräftig wird, muss er im nächsten Schritt von einem Notar beurkundet werden. Bei diesem Termin liest der Notar den Gesellschaftsvertrag den anwesenden Gründern vor – eine Sache, die je nach Ausgestaltung mehrere Stunden in Anspruch nehmen kann. Am Schluss wird der Vertrag von allen unterschrieben. Die Höhe der Notarkosten bewegt sich erfahrungsgemäß zwischen 800 und 1.000 Euro.

Nun ist wieder Eigeninitiative gefragt: Die Eröffnung eines gewerblichen Bankkontos steht an. Dort wird das Stammkapital der GmbH eingezahlt, der entsprechende Nachweis über den Eingang der Zahlung ist anschließend dem Notar vorzulegen.

Das Handelsregister ist eine elektronische Datenbank, in der Unternehmen bestimmte Rechtsvorgänge öffentlich machen. Um den Eintrag des Unternehmens, der für eine GmbH schon zu Beginn der Gründung verpflichtend ist, kümmert sich der Notar. Ein Eintrag ins Handelsregister kostet pauschal 150 Euro. In der Regel dauert die Eintragung durch das zuständige Registergericht – keine Eintragungsmängel vorausgesetzt – zwischen fünf und acht Werktagen. Wichtig: In der Zwischenzeit sollten im Namen der GmbH keine Miet- oder Dienstverträge abgeschlossen werden. Sonst haftet der Gründer persönlich für eventuelle Vertragsbrüche.

Schon im Gesellschaftervertrag ist die Angabe des Unternehmenssitzes obligatorisch. Wenn man sich schon vorher um ein Büro gekümmert hat, sollte spätestens jetzt ein Briefkasten mit dem Namen des Unternehmens zur Verfügung stehen. Denn nach der Anmeldung beim Handelsregister erwarten einen in den nächsten Tagen neue Dokumente, die für die weitere Gründung der GmbH wichtig sind.

Nach dem erfolgreichen Eintrag ins Handelsregister erhält man eine HRB-Nummer. Die GmbH besteht nun offiziell, muss allerdings noch beim Gewerbe- und Finanzamt angemeldet werden. Die zuständigen Ämter schicken automatisch entsprechende Formulare zur steuerlichen Erfassung des Unternehmens zu. Ebenfalls notwendig ist eine Mitgliedschaft in der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK). Doch Vorsicht: Seit Jahren sind behördlich anmutende Schreiben im Umlauf, die Unternehmen zur kostenpflichtigen Eintragung in Register drängen. Dabei handelt es sich um eine Abzockmasche, vor der die IHK bereits mehrfach gewarnt hat.

Glückwunsch, die GmbH ist jetzt fertig gegründet und die Haftung liegt ausschließlich im Firmenvermögen. Allerdings gibt es noch eine letzte Aufgabe, ehe man sich vollständig der eigenen Unternehmung widmen kann: Für den Schriftverkehr müssen alle Geschäftspapiere mit den notwendigen Informationen (Handelsregisternummer, das Registergericht, der Sitz der Gesellschaft, alle Namen der Geschäftsführer sowie Titel und Vornamen und die Firmierung mit Rechtsformzusatz) versehen werden. Dies gilt auch für das Impressum auf der Website der GmbH.

Letztes Update des Artikels: 12. Februar 2021.

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