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Ratgeber

GoBD: Warum Unternehmen und Freiberufler hohe Steuernachforderungen riskieren

Die GoBD kann zur Stolperfalle für Freiberufler, Händler und Unternehmen werden. (Bild: JohannesS / Shutterstock)

Digitale Belege und Rechnungen sind bei vielen Unternehmen und Freiberuflern heute Standard. Doch wer nicht aufpasst, riskiert nach der neuen GoBD, dass das Finanzamt diese nicht anerkennt. Das kann teuer werden. 

Buchhaltung und Buchführung sind vor allem für viele Freiberufler und Kleingewerbetreibende, aber auch für Startups in der Anfangsphase ein Thema, das man gerne mal auf später vertagt oder auf ein Minimum reduziert. Dabei gibt es gerade wenn man die Buchführung ganz oder teilweise mit Online-Belegen erledigt, eine Stolperfalle, die dazu führen kann, dass eine hohe Steuernachzahlung fällig wird.

Schreckgespenst GoBD: Noch gibt es wenig Erfahrung

Die GoBD ist ein Gesetzeswerk, das es bereits seit September 2014 gibt und das seit 2015 in Kraft ist. Insbesondere im Hinblick auf Steuerprüfungen liegen aber noch wenig Erfahrungswerte seitens der Finanzämter vor, zumal bis zum Anfang des Jahres 2017 eine Übergangsfrist galt. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Was das Wortungetüm bedeutet: Elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen unveränderbar digital aufbewahrt werden – zehn Jahre oder länger. „Oder länger“ deswegen, weil die Frist erst mit Ende des Jahres der Entstehung der Forderung zu laufen beginnt. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt die Angaben nicht anerkennen und die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.

Eine Einschränkung gibt es dabei: Die Regelung bezieht sich auf Freiberufler und Unternehmer, also nicht auf Privatleute im Angestelltenverhältnis. Wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt und nicht umsatzsteuerpflichtig ist, zählt ebenso als Privatperson (und ist damit nicht an die GoBD gebunden) wie jemand, der die üblichen Handwerkerrechnungen in der Steuererklärung angibt. Eine Geringfügigkeitsgrenze gibt es hingegen nicht, auch wenn das Gewerbe noch so klein und die Tätigkeit noch so nebenberuflich ist.

Definiere unveränderbar: Gesetz nicht in jeder Hinsicht logisch

Grundsätzlich sieht die GoBD vier Spielregeln vor, die im Rahmen der digitalen Archivierung eingehalten werden müssen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Doch was genau ist unveränderbar? Dazu hat das Bundesfinanzministerium noch wenig praxistaugliche Antworten, zumindest aus Sicht von Menschen mit etwas Technikverstand. Klar ist allenfalls: Word- und Excel-Dokumente, wie sie viele Freiberufler und kleine Unternehmen einsetzen, sind nachträglich problemlos veränderbar und (ohne entsprechende Hashwerte) keine geeignete Lösung. Als korrekt im Sinne der GoBD gelten dagegen PDF/A-3-Dateien, bei PDF sieht die Lage für einen einigermaßen technisch begabten Menschen schon anders aus. Diese werden zwar offenbar in vielen Fällen akzeptiert, wären aber durchaus mit geringer technischer Energie veränderbar.

Doch wo und wie sichern? Die Ablage in einem normalen Dateisystem, auf einem der üblichen Cloud-Dienste wie Dropbox oder Microsoft-One-Drive werden hier ebenso wenig anerkannt wie veränderbare Medien wie USB-Sticks oder externe Festplatten. Genau genommen dürfte nach dieser Lesart auch das Brennen auf CDs oder DVDs nicht als unveränderbare Ablage gelten, auch wenn etliche Steuerberater dies so erklären. Denn gerade beim Brennen von Datenträgern ist zwar sichergestellt, dass diese nicht veränderbar sind, nicht aber, dass das Erstellungsdatum auch stimmt.

Auf der nächsten Seite erfährst du, was du außer Rechnungen alles aufheben solltest und wie du das Ganze protokollieren kannst.

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