Buchhaltung und Buchführung sind vor allem für viele Freiberufler und Kleingewerbetreibende, aber auch für Startups in der Anfangsphase ein Thema, das man gerne mal auf später vertagt oder auf ein Minimum reduziert. Dabei gibt es gerade wenn man die Buchführung ganz oder teilweise mit Online-Belegen erledigt, eine Stolperfalle, die dazu führen kann, dass eine hohe Steuernachzahlung fällig wird.

Die GoBD ist ein Gesetzeswerk, das es bereits seit September 2014 gibt und das seit 2015 in Kraft ist. Insbesondere im Hinblick auf Steuerprüfungen liegen aber noch wenig Erfahrungswerte seitens der Finanzämter vor, zumal bis zum Anfang des Jahres 2017 eine Übergangsfrist galt. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Was das Wortungetüm bedeutet: Elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen unveränderbar digital aufbewahrt werden – zehn Jahre oder länger. „Oder länger“ deswegen, weil die Frist erst mit Ende des Jahres der Entstehung der Forderung zu laufen beginnt. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt die Angaben nicht anerkennen und die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.

Eine Einschränkung gibt es dabei: Die Regelung bezieht sich auf Freiberufler und Unternehmer, also nicht auf Privatleute im Angestelltenverhältnis. Wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt und nicht umsatzsteuerpflichtig ist, zählt ebenso als Privatperson (und ist damit nicht an die GoBD gebunden) wie jemand, der die üblichen Handwerkerrechnungen in der Steuererklärung angibt. Eine Geringfügigkeitsgrenze gibt es hingegen nicht, auch wenn das Gewerbe noch so klein und die Tätigkeit noch so nebenberuflich ist.

Grundsätzlich sieht die GoBD vier Spielregeln vor, die im Rahmen der digitalen Archivierung eingehalten werden müssen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Doch was genau ist unveränderbar? Dazu hat das Bundesfinanzministerium noch wenig praxistaugliche Antworten, zumindest aus Sicht von Menschen mit etwas Technikverstand. Klar ist allenfalls: Word- und Excel-Dokumente, wie sie viele Freiberufler und kleine Unternehmen einsetzen, sind nachträglich problemlos veränderbar und (ohne entsprechende Hashwerte) keine geeignete Lösung. Als korrekt im Sinne der GoBD gelten dagegen PDF/A-3-Dateien, bei PDF sieht die Lage für einen einigermaßen technisch begabten Menschen schon anders aus. Diese werden zwar offenbar in vielen Fällen akzeptiert, wären aber durchaus mit geringer technischer Energie veränderbar.

Doch wo und wie sichern? Die Ablage in einem normalen Dateisystem, auf einem der üblichen Cloud-Dienste wie Dropbox oder Microsoft-One-Drive werden hier ebenso wenig anerkannt wie veränderbare Medien wie USB-Sticks oder externe Festplatten. Genau genommen dürfte nach dieser Lesart auch das Brennen auf CDs oder DVDs nicht als unveränderbare Ablage gelten, auch wenn etliche Steuerberater dies so erklären. Denn gerade beim Brennen von Datenträgern ist zwar sichergestellt, dass diese nicht veränderbar sind, nicht aber, dass das Erstellungsdatum auch stimmt.

Auf der nächsten Seite erfährst du, was du außer Rechnungen alles aufheben solltest und wie du das Ganze protokollieren kannst.

So unlogisch es klingt: Für Papierrechnungen gilt das Ganze nicht, sie dürfen weiterhin in der gewohnten Form aufbewahrt werden. Wie das Finanzamt allerdings hier prüft, ob die Rechnung tatsächlich an einem bestimmten Datum und unverändert beim Aussteller und nicht durch den Empfänger ausgedruckt wurde – unklar. So erklärt Diplom-Finanzwirtin Isabel Blank, Geschäftsführerin der Haufe-Group: „Sofern die Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation geschrieben werden und beispielsweise die Word- oder Excel-Vorlage nur als Maske dient und die Rechnung dann ausgedruckt wird, gilt diese als Papierrechnung und es gelten dieselben Aufbewahrungsvorschriften für Papierbelege wie von vor 2015. Wird die Rechnung aber auch digital abgespeichert, gilt sie als elektronischer Beleg.“

Übrigens gilt das umgekehrt auch für Rechnungen, die du bekommst. Diese müssen in der gleichen Form, wie du sie erhalten hast, gespeichert werden. Das bedeutet, dass beispielsweise die Datei mit der (unveränderlich abgespeicherten) Rechnung aufbewahrt werden muss – über mehr als zehn Jahre hinweg, damit du auf der sicheren Seite bist. Nicht aufbewahrt werden muss dabei die E-Mail, mit der die Rechnung kam – die gilt quasi als Briefumschlag. Welche Dateiformate dabei allerdings als unveränderbar gelten, bleibt weiterhin unklar.

Doch auch hier keine Regel ohne Ausnahme: E-Mails müssen dann ebenfalls aufbewahrt und unveränderbar archiviert werden, wenn sie Absprachen oder gar die Rechnung im Mailtext enthalten, also nicht nur eine Art „Briefumschlag“ für ein anderes Dokument darstellen. Lädt man die Mail herunter, ist das streng genommen ebenfalls schon eine digitale Kopie – und somit nicht ausreichend. Eine Lösung stellt die kommerzielle Variante von Google Mail, die G Suite, dar. Die kostet 8 Euro monatlich und bietet in diesem Paket neben den Office- und Collaboration-Tools auch die Aufbewahrung im Sinne der Aufbewahrungsrichtlinien für Mails und Chat-Verläufe.

Bleibt noch die eigentliche Buchhaltung: Einigermaßen fein raus ist man, wenn man mit einem Cloud Service oder einer Software arbeitet, die eine unveränderbare Buchhaltung ermöglicht und jeweils mit entsprechenden Hashtags und Zeitstempeln arbeitet. Dann muss man nur dafür beten, dass (im Falle eines Cloud Service) dieser auch noch in zehn Jahren verfügbar ist und (im Falle der Softwarelösung) die Daten auch noch in zehn Jahren lesbar sind. Sinnvoll bei Cloud-Lösungen: Erstelle dir über die vorhandene Export-Funktion regelmäßig Backups, die Du am besten auf einem unveränderbaren Datenträger archivierst. Einige Buchhaltungs-Services in der Cloud haben sich hier bewährt, beispielsweise Haufe-Lexware Lexoffice, Papierkram oder Sevdesk. Eine größere Marktübersicht findest Du in diesem Artikel.

Klingt kompliziert? Dann warte erst mal ab: Es gibt dabei nämlich noch eine weitere Unterscheidung. Denn nicht jeder Anbieter, der mit GoBD-konformer Speicherung wirbt, meint damit auch eine entsprechende Kennzeichnung der jeweiligen Belege und Rechnungen, sondern oft nur eine Bescheinigung der Unveränderbarkeit der Buchhaltung selbst – also, dass du beispielsweise nicht Rechnungen, die du ausstellst, nachträglich verändern kannst, sondern gegebenenfalls eine Stornierung vornehmen und eine neue Rechnung erstellen musst. Noch schwieriger (aber in anderer Hinsicht auch einfacher) ist es, wenn es sich um dokumentierte Kassenvorgänge handelt, wie sie seit einiger Zeit im Rahmen des Geldwäschegesetzes Pflicht sind. Hier solltest du – beispielsweise als Ladenbesitzer oder Gastronom – auf die üblichen vorgeschriebenen Kassensysteme vertrauen und entsprechende Protokolle in der vorgeschriebenen Form archivieren.

Generell ist es dabei empfehlenswert (und die GoBD sieht es im Sinne einer möglichen Steuerprüfung so vor), die Buchhaltung zeitnah zu erledigen – das heißt zwischen täglich (bei Kassenbetrieb und zahlreichen Buchungen unbedingt erforderlich) und zum Quartalsende (etwa bei Freiberuflern, die mit vielen größeren Kunden zusammenarbeiten und nicht allzu viele Ausgabebelege verarbeiten müssen).

Alles Panikmache? Sicher nicht. Wie genau das Finanzamt tatsächlich prüft, wird sich in den nächsten Jahren erst zeigen müssen. Fragt man Steuerberater, kann es durchaus Unterschiede in der Prüfgenauigkeit geben, auch wenn man sich darauf natürlich nicht verlassen kann. Im Prinzip ist jeder Steuerpflichtige – egal ob kleiner nebenberuflicher Händler oder großes Unternehmen – gleichermaßen in der Pflicht, die GoBD zu erfüllen. Doch in der Praxis gibt es dabei offenbar auch Ermessensspielräume in Hinblick auf Plausibilität.

Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte sich allerdings dennoch um eine wasserdichte Lösung bemühen. Und die kann entweder darin bestehen, dass du deinen sämtlichen Kunden und Rechnungsausstellern gedruckte Papierrechnungen abverlangst, wie man dies in früheren Jahrhunderten auch getan hat, oder indem du eine Softwarelösung einsetzt, die deine Dokumente mit entsprechendem Zeitstempel aus der Originalquelle heraus archiviert. Wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, kannst du diesen auch fragen und ihm gegebenenfalls die entsprechenden Dokumente übermitteln. Der Vorteil: In einem solchen Fall muss er über die Einhaltung der GoBD-Richtlinien mit dem Finanzamt diskutieren, nicht du.

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