Ratgeber

Google gratis gegen G-Suite: Für wen lohnt sich der Aufpreis?

Bezahlen für die G-Suite von Google? Für wen das eine gute Idee ist. (Foto: Vladimka production / Shutterstock)

Viele Anwendungen von Google wie Gmail oder die Cloud-Office-Anwendungen sind bereits in der Gratis-Variante ziemlich mächtig. Warum sich dennoch ein Upgrade auf die G-Suite für berufliche Nutzer lohnt.

Die einschlägigen Google-Tools von Gmail über die Office-Tools bis hin zum Kalender oder den Meeting-Tools bieten bereits in der kostenlosen Version einen beachtlichen Funktionsumfang. Dennoch lohnt es sich auch für einzelne Freiberufler oder Selbstständige, auf eines der Bezahlprodukte von Google zu setzen. Was die können, wo die Unterschiede liegen und wer getrost weiterhin auf die Gratis-Tools setzen sollte, haben wir für dich zusammengestellt.

Zunächst einmal wirst du möglicherweise schon aus Gründen der Professionalität ein gebrandetes Erscheinungsbild deiner E-Mail-Adresse mit deinem Unternehmensnamen einer schnöden @gmail-Adresse vorziehen. Zudem kannst du mit der G-Suite-Version des Mailclients problemlos unbegrenzt viele Gruppen-Mailkonten anlegen. Neben dem werbefreiem Mailclient kann auch der Support via Telefon und E-Mail sowie die zugesicherte 99,9-Prozent-Verfügbarkeit ein Argument sein.

G-Suite kann GoBD-konforme Ablage

Davon abgesehen bietet die G-Suite (ab der Business-Variante) eine für deutsche Unternehmen (übrigens auch für Einzelunternehmer wie Freiberufler) wichtige rechtliche Absicherung: die GoBD-konforme Sicherung von Mails und Daten. Das bedeutet, dass du dem Finanzamt oder anderen Ämtern und Behörden gegenüber nachweisen kannst, dass ein Datensatz zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Form bestand. Auch in Hinblick auf die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit geben die GoBD (die Abkürzung steht für das Wortungetüm „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) vor, wie genau Daten abgelegt sein müssen. Auch wenn in vielen Fällen bei einer Prüfung durchs Finanzamt sinnvollerweise vor allem auf Plausibilität geschaut wird, ist die G-Suite damit eine einfache Möglichkeit, preiswert und rechtssicher der GoBD-Forderung nachzukommen.

Der Speicherplatz liegt bei der G-Suite-Variante des Google Drive bei mindestens 30 Gigabyte – und damit doppelt so hoch wie bei der Gratis-Variante, wie sie heute zur Verfügung gestellt wird (Ausnahmen, Tricks und Altkonten mal ausgenommen). Gegen einen Aufpreis (Business- beziehungsweise Enterprise- gegenüber der Basic-Version) ist ein Terabyte Speicher für Konten mit weniger als fünf Nutzern sowie unbegrenzter Speicher für größere Unternehmen inklusive. Ab der Business-Variante kannst du außerdem entscheiden, wo deine Daten gespeichert werden sollen – in den USA oder in Europa. Dass die Daten dabei explizit in Deutschland abgelegt werden, garantiert Google nicht, wohl aber die Einhaltung sämtlicher DSGVO-Regelungen.

Einige Google-Tools G-Suite-Nutzern vorbehalten

Eine Besonderheit der beiden größeren kostenpflichtigen G-Suite-Varianten ist der App-Maker, der die Entwicklung von Business-Apps ermöglicht. In Google-typischer Manier können ohne größere Programmierkenntnisse entsprechende (einfache) Anwendungen entwickelt werden. Ebenfalls dem Business- und Enterprise-Paket vorbehalten sind die Suchfunktionen innerhalb der Google-Cloud des eigenen Unternehmens – auch bei kleineren Unternehmen bereits eine gute Möglichkeit, schnell auf Inhalte zuzugreifen.

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Ein Kommentar
Thorsten
Thorsten

Benötige ich GSuite, um DSGVO konform zu sein?
Das wäre der einzige Nutzen für mich. Mit GMAIL kann ich bereits den Absender auf @meinedomain.de ändern.

Antworten

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