Die einschlägigen Google-Tools von Gmail über die Office-Tools bis hin zum Kalender oder den Meeting-Tools bieten bereits in der kostenlosen Version einen beachtlichen Funktionsumfang. Dennoch lohnt es sich auch für einzelne Freiberufler oder Selbstständige, auf eines der Bezahlprodukte von Google zu setzen. Was die können, wo die Unterschiede liegen und wer getrost weiterhin auf die Gratis-Tools setzen sollte, haben wir für dich zusammengestellt.

Zunächst einmal wirst du möglicherweise schon aus Gründen der Professionalität ein gebrandetes Erscheinungsbild deiner E-Mail-Adresse mit deinem Unternehmensnamen einer schnöden @gmail-Adresse vorziehen. Zudem kannst du mit der G-Suite-Version des Mailclients problemlos unbegrenzt viele Gruppen-Mailkonten anlegen. Neben dem werbefreiem Mailclient kann auch der Support via Telefon und E-Mail sowie die zugesicherte 99,9-Prozent-Verfügbarkeit ein Argument sein.

Davon abgesehen bietet die G-Suite (ab der Business-Variante) eine für deutsche Unternehmen (übrigens auch für Einzelunternehmer wie Freiberufler) wichtige rechtliche Absicherung: die GoBD-konforme Sicherung von Mails und Daten. Das bedeutet, dass du dem Finanzamt oder anderen Ämtern und Behörden gegenüber nachweisen kannst, dass ein Datensatz zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Form bestand. Auch in Hinblick auf die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit geben die GoBD (die Abkürzung steht für das Wortungetüm „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) vor, wie genau Daten abgelegt sein müssen. Auch wenn in vielen Fällen bei einer Prüfung durchs Finanzamt sinnvollerweise vor allem auf Plausibilität geschaut wird, ist die G-Suite damit eine einfache Möglichkeit, preiswert und rechtssicher der GoBD-Forderung nachzukommen.

Der Speicherplatz liegt bei der G-Suite-Variante des Google Drive bei mindestens 30 Gigabyte – und damit doppelt so hoch wie bei der Gratis-Variante, wie sie heute zur Verfügung gestellt wird (Ausnahmen, Tricks und Altkonten mal ausgenommen). Gegen einen Aufpreis (Business- beziehungsweise Enterprise- gegenüber der Basic-Version) ist ein Terabyte Speicher für Konten mit weniger als fünf Nutzern sowie unbegrenzter Speicher für größere Unternehmen inklusive. Ab der Business-Variante kannst du außerdem entscheiden, wo deine Daten gespeichert werden sollen – in den USA oder in Europa. Dass die Daten dabei explizit in Deutschland abgelegt werden, garantiert Google nicht, wohl aber die Einhaltung sämtlicher DSGVO-Regelungen.

Eine Besonderheit der beiden größeren kostenpflichtigen G-Suite-Varianten ist der App-Maker, der die Entwicklung von Business-Apps ermöglicht. In Google-typischer Manier können ohne größere Programmierkenntnisse entsprechende (einfache) Anwendungen entwickelt werden. Ebenfalls dem Business- und Enterprise-Paket vorbehalten sind die Suchfunktionen innerhalb der Google-Cloud des eigenen Unternehmens – auch bei kleineren Unternehmen bereits eine gute Möglichkeit, schnell auf Inhalte zuzugreifen.

Damit der Umstieg gelingt, bietet Google nach eigenen Angaben insbesondere für die Mailkonten entsprechende Importfunktionen. Die sind zwar beispielsweise zu Microsoft- und IBM-Lösungen kompatibel, stoßen aber bei anderen Mailkonten, also etwa wenn du bisher eine webbasierte Lösung eines deutschen Providers genutzt hast, an ihre Grenzen. Eine Notlösung ist hier klassischer IMAP-Zugriff für den Import, wobei allerdings gegebenenfalls sämtliche Ordnereingruppierungen verloren gehen. Anschlussfreudig ist die G-Suite auch in Hinblick auf externe Dienste, die sich per App connecten lassen – hierfür steht ein App-Marketplace zur Verfügung.

Eines solltest du beim Ausprobieren der G-Suite-Funktionen allerdings beachten: Anders als früher ist es nach Ende der Probezeit der G-Suite nicht mehr möglich, ein G-Suite-Konto unter Erhaltung der Historie, der Einstellungen und Mails auf ein privates kostenloses Google- und Gmail-Konto zurückzuführen. Die Downgrade-Funktionalitäten wurden im vergangenen Jahr drastisch reduziert. Möglich (eingeschränkt und mit Wartezeiten, um ein erneutes Upgrade durchzuführen) ist allenfalls eine Reduzierung von G-Suite Business auf G-Suite Basic. Kunden, die einmal G-Suite-Kunden waren, werden von Google also quasi lebenslang gebunden – eine Kundenbindung, die nicht jedem gefällt.

Wer mit diesem Umstand, der in Foren durchaus auch als Falle thematisiert wird, leben kann, der findet unterm Strich einige gute Argumente, um zwischen 5,20 und 10,40 Euro im Monat für eine Cloud-Suite auszugeben. Selbst wenn du vieles auf Anhieb nicht brauchst und selbst wenn erstaunlich viel von den Funktionen (gerade im Hinblick auf die Office-Anwendungen) schon in den Gratis-Varianten bereitsteht, sind alleine die 30 Gigabyte beziehungsweise ein Terabyte Cloud-Speicher sowie die rechtskonformen Ablagemöglichkeiten von Daten im Rahmen von Google Vault gute Argumente. Und auch die werbefreie Web-Ansicht und die individuell anpassbaren Adressen können gerade im Geschäftsleben durchaus die monatliche Gebühr rechtfertigen.

Alle Preise zur G-Suite findest du in dieser Übersicht. Die Tabelle mit den detaillierten Funktionsunterschieden findet sich hier. Abgesehen davon, dass man die G-Suite 14 Tage kostenlos testen kann, bevor das Abo wirklich kostenpflichtig wird, gewährt Google Neukunden (bis 20 Accounts) aktuell für das erste Jahr in der Basic- und Business-Variante einen Rabatt über zehn Prozent.