Unter dem Titel „Getting Nix Done – aus dem Tagebuch eines Aufschiebers“ hat der Journalist Jan Tißler erklärt, wie kostbare Arbeitszeit immer wieder verplempert wird. Die klingelnde Whatsapp-Gruppe auf dem Smartphone? Kennt jeder. Ständige Blicke in den Facebook-Newsfeed? Ebenso. Der Plausch mit Kollegen auf dem Flur? Muss sein. Hinzu kommen sinnlose Meetings und der verzweifelte Versuch, der E-Mail-Flut schon auf dem Weg zur Arbeit Herr zu werden.

Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld. Einer Studie zufolge verursachen diese und andere Sünden im Zeitmanagement für die betroffenen Unternehmen jährliche Kosten in Millionenhöhe. „Zeit wird in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet. Die wenigsten Firmen haben Strukturen, mit denen sich quantifizieren lässt, womit Topmanagement und Mitarbeiter ihre Zeit verbringen“, heißt es im Wortlaut. Darunter leidet auch die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter.

Doch wie lässt sich wieder mehr Struktur in das eigene Berufsleben bringen? Eine große Hilfe ist der systematische Start in den Arbeitstag, da hier das Leistungsniveau naturgemäß am größten ist. Acht Antworten für die ersten zehn Minuten im Büro.

Auch wenn es trivial klingt: Pünktlichkeit ist für den Erfolg im Berufsalltag wichtig. Zum einen zeugt es gegenüber Kollegen und Geschäftspartnern von Manieren, Disziplin und Wertschätzung. Zum anderen hilft Pünktlichkeit auch bei der Strukturierung des Arbeitsalltags. Wer ständig zu anderen Zeiten ins Büro kommt, wird Schwierigkeiten haben, sich realistische Ziele für den Tag zu setzen und diese zu erreichen.

Ob Führungskraft oder Mitarbeiter, Montag oder Freitag – beginn deinen Arbeitstag erst, wenn du alle schon anwesenden Kollegen in Reichweite freundlich begrüßt hast. Leider ist das nicht für jeden selbstverständlich, dabei zahlt du so auf dein soziales Kompetenzkonto ein, was Beliebtheit und Karrierechancen auf Dauer erhöht.

Kaum im Büro und schon stürzt du dich in die Arbeit? Probier es doch erst mal mit mehr Gemütlichkeit. Stell zum Beispiel sicher, dass Stuhl und Monitor der Ergonomie entsprechend eingestellt sind, du Utensilien wie Tastatur, Maus, Telefon und Schreibzeug jederzeit bequem zur Hand nehmen kannst und auch die Licht- und Luftverhältnisse stimmen. Wer in Unordnung arbeitet, riskiert früher oder später hohe Zeitverluste. Schaff dir eine Wohlfühl-Atmosphäre am Arbeitsplatz.

Dem menschlichen Körper gehen durch Ausscheidungen und über die Haut jeden Tag rund 2,5 Liter verloren. Die müssen wieder reingeholt werden: Zum Großteil über Getränke. 1,5 Liter Wasser sollten deshalb pro Tag getrunken werden, raten Gesundheitsexperten. Idealerweise verteilt über den ganzen Tag. Am besten fängst du also schon Morgens damit an und stellst dir zum Start eine volle Karaffe Wasser auf den Schreibtisch.

Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg, sagte schon der chinesische Philosoph Laozi. Wer also das nächste Erfolgserlebnis sicher im Blick hat, kann auch viel produktiver in den Tag starten. Um Sackgassen zu vermeiden, ist eine ständige Selbstorientierung wichtig. Nimm dir also jeden Morgen etwa zwei Minuten Zeit, um zu reflektieren: Was sind meine aktuellen Ziele? Was habe ich den vergangenen Tagen schon erledigt? Wie ist der aktuelle Status meines Projekts und was kann ich heute tun, um den nächsten Schritt zum Abschluss zu gehen?

Vielleicht führst schon du eine To-do-Liste, in der du deine Aufgaben organisierst. Eine solche Liste ist jedoch niemals starr, sondern ständig in Bewegung. Nahezu stündlich wird sie von unbekannten Variablen beeinflusst, die du nicht vorhersehen kannst.

Du solltest deshalb deine To-do-Liste jeden Morgen einem kurzen Check unterziehen und dir folgende Fragen stellen: Sind die gelisteten Aufgaben überhaupt noch aktuell? Welche sind dringend und auch für deinen persönlichen Erfolg wichtig? Priorisiere! Als hilfreich hat sich die 1-3-5-Regel erwiesen.

Gespräche mit den Kollegen an der Kaffeemaschine oder der Besuch auf Youtube zwischendurch – alles nett, nur oft nicht gewinnbringend. Wer erfolgreich arbeitet, weiß mit diesen Fallstricken souverän umzugehen. Darum: Halte nicht mehr Meetings ab, als unbedingt nötig, vermeide unwichtige Telefonate und lerne vor allem, dich vom Flurfunk nicht zu sehr vereinnahmen zu lassen. Ebenfalls tückisch ist auch die Aufschieberitis, die durch Social Media und das Smartphone provoziert wird: Dagegen helfen Tools wie Rescue Time, SelfControl oder die Pomodoro-Technik.

Auch wenn Dienste wie Slack oder Hipchat auf dem Vormarsch sind, sind E-Mails noch immer das meist genutzte Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag. Sie erzeugen wegen ihrer kurzen Bearbeitungszeit das Gefühl, Dinge effektiv zu erledigen, in Wahrheit aber lenken sie nur von den Tageszielen ab. Umso wichtiger ist es daher, die E-Mails nach System und nicht ad hoc zu bearbeiten. Die E-Mail ist kein Echtzeit-Medium – wer das ignoriert, macht sich zum Sklaven seiner Inbox.