Ratgeber

PDFs bearbeiten, erstellen, zusammenfügen: Mit diesen Tools geht’s

PDF ist Alltag für viele Büroarbeitende. Zumindest, bis man dann mal tiefer in eins eingreifen muss. Wir zeigen euch, mit welcher Software ihr PDFs bearbeiten könnt. (Foto: MichaelJayBerlin / Shutterstock)

Mit PDFs muss so ziemlich jeder in der heutigen Arbeitswelt irgendwann mal umgehen. Mit welchen Programmen ihr am besten an das Dokumentenformat herangeht und wie ihr es umfangreich verwalten, erstellen oder bearbeiten könnt, haben wir euch mal zusammengeschrieben.

PDFs sind praktisch und daher – wenig verwunderlich – quasi der Dokumentenstandard der Geschäftswelt. Ihre große Stärke ist, dass sie überall einheitlich angezeigt werden, unabhängig von Betriebssystem, Formatierungseinstellungen, Bildschirmgröße oder anderen Umständen.

Das macht PDFs ideal für Situationen, in denen es wichtig ist, dass das Dokument haargenau so aussieht, wie es aussehen soll – sei es für Bewerbungsunterlagen, Formulare oder Layout-lastige Formate wie Broschüren, Poster oder Magazine. Um sie zu öffnen und beispielsweise auch PDF-Formulare auszufüllen, braucht ihr mittlerweile nur noch einen gängigen Internetbrowser. Damals™ war da noch der Adobe Acrobat Reader nötig, jetzt geht das ganz easy ohne ihn. Eine Viewer-Alternative ist zum Beispiel auch der Foxit Reader, der sich dank Cloud-Anbindung besonders für das gemeinsame Arbeiten an PDFs eignet – etwa für gegenseitige Bemerkungen und Kommentare.

Die Probleme, auf die so ziemlich jeder mit PDFs irgendwann stößt, dürftet ihr kennen: Sobald man ein bestehendes dann mal verändern, Elemente darin verschieben, Text korrigieren oder anderweitig das PDF bearbeiten will, wird’s tricky. Hier ein paar Möglichkeiten, die ihr habt, und ein paar Tools, die neue Möglichkeiten eröffnen.

Das Online-Tool PDF24 bietet euch schon mal eine große Sammlung an grundlegenden Tools für die Arbeit mit PDFs. (Screenshot: t3n)

Der beste Allrounder für die PDF-Basics zuerst

Für fast alle grundlegenden Aufgaben in Sachen PDF bieten sich die kostenlosen Tools von PDF24 an. Auf die könnt ihr betriebssystemunabhängig im Internetbrowser zugreifen. Dort wählt ihr aus, was ihr tun wollt und ladet eure PDF-Dokumente oder solche, die es werden sollen, hoch. Der Funktionsumfang geht vom Erstellen und Konvertieren von PDFs über das Zusammenführen, Aufteilen, Signieren, Kommentieren, Schwärzen und Absichern bis hin zum Drehen und Sortieren einzelner Seiten in Dokumenten. Mit der Bearbeiten-Funktion könnt ihr auch zusätzliche Bilder und Textfelder in PDFs einfügen. Auch Texterkennung per OCR ist mit dabei. Nur das Verändern bestehender Inhalte ist nicht mit im Sortiment.

Wollt ihr die PDF24-Tools lieber offline nutzen, könnt ihr euch den ganzen Feature-Sack auch in Form des PDF24 Creators als Freeware für Windows herunterladen. Diese Grundlagen-Features bieten jedoch ohnehin die meisten PDF-Tools von Haus aus an – so auch die von uns im Folgenden vorgestellten.

Originaldokumente eurer PDFs bearbeiten und verändern

Wenn ihr am tatsächlichen Inhalt eures Dokuments etwas verändern wollt, gibt es verschiedene Wege. Habt ihr es selbst erstellt, dann wahrscheinlich ohnehin in Word, Libre Office, Open Office oder sonst einem Text- oder Bildeditor – und habt es dann als PDF exportiert/gedruckt. Das können viele Softwares mittlerweile nativ. Sollte das jedoch mal nicht der Fall sein, hilft euch auch hier wieder PDF24 oder beispielsweise der PDF Creator von PDFforge. Das Tool klinkt sich als virtueller Drucker in jede Windows-Software ein, aus der ihr drucken könnt – und erstellt so aus euren Dokumenten PDF. Auch mehrere Einzeldokumente kann PDF Creator zu einem großen PDF zusammenführen.

Wollt ihr in diesem Fall nun etwas am PDF verändern, mag der einfachste und vor allem günstigste Weg sein, das Dokument in der Original-Textdatei anzupassen und es dann noch einmal als neues PDF-Dokument zu exportieren.

Mit PDFsam Visual führt ihr auch auf Macs PDF-Dokumente zusammen, trennt sie auf und arbeitet mit einzelnen Seiten. Nur den Inhalt selbst könnt ihr damit nicht bearbeiten. (Screenshot: PDFsam)

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PDFs zusammenführen und trennen

Habt ihr hingegen mehrere PDFs, deren Ursprungstextdatei ihr nicht besitzt, oder wollt einzelne Seiten aus einem längeren PDF-Dokument herausschneiden, wird’s schon schwieriger. Neben PDF24 bietet sich hier das Windows-Tool PDFsam (kurz für „PDF Split and Merge“) an, das in der kostenlosen Basisversion genau das tut, was der Name verspricht: Damit könnt ihr mehrere Einzel-PDFs zu einem zusammenführen oder aus einem bestehenden PDF einzelne Seiten herausziehen. Außerdem könnt ihr im Dokument ein bisschen an den Seiten herumdoktern: sie drehen, ihre Reihenfolge verändern etc. Für Mac- und Linux-User gibt’s PDFsam Visual – allerdings nur 14 Tage kostenlos, danach werden 29 Euro fällig.

Für ab 49 US-Dollar pro Jahr oder ab 69-Dollar-Einmalzahlung schaltet ihr außerdem die Enhanced-Funktionen von PDFsam für Windows frei. Dann habt ihr damit auch noch einen leistungsstarken Editor an der Hand, mit dem ihr auch tiefer in die PDFs eingreifen und sie auf Text- und Bildebene bearbeiten könnt. Andere PDF-Features wie Dokumenten-Signierung sind ebenfalls bei Enhanced mit an Bord. Außerdem konvertiert ihr hiermit PDFs wieder „rückwärts“ in Word-, Excel-, Powerpoint-, Txt- oder Bilddateien. Das erledigt PDF24 jedoch wiederum auch, und zwar kostenlos.

Seid ihr Mac-Anwender, könnt ihr für das Zusammenführen, Trennen und Kommentieren von PDFs übrigens auch einfach auf die „Vorschau“-Funktion des macOS zurückgreifen.

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Dein t3n-Team

5 Kommentare
Testmann
Testmann

Ich nutze PDF Expert für den Mac, https://pdfexpert.com/

Bezahlbar und am Black Friday bekommst du die App für einen Appel und ein Ei nachgeworfen.

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JK
JK

Mit dem PDF XChange Editor bin ich sehr zufrieden. Nutze ich durchgängig seit 2007.

Will man nur paar PDFs mergen, kann man das auch mit dem kostenlosen PDFTK Builder machen (http://www.angusj.com/pdftkb/)

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Titus
Titus

Zur PDF-Bearbeitung nutze ich zwei Tools von einer Firma aus der Nachbarschaft: PDFGrabber (zum Umwandeln in CAD, Word Excel und anderes) und PDFEditor zur direkten Bearbeitung. Der Editor macht auch Formulare und, ganz wichtig, damit kann man Stellen schwärzen. Meine Empfehlung, da komplett ohne Abo und mit deutschem Support: https://www.pixelplanet.de

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Ralf

Eine der coolsten Alternativen habt Ihr vergessen. http://www.nitropdf.com . Nicht mehr so günstig wie zu Beginn, aber fair und echt mächtig.

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Stefan
Stefan

Ich nutze Perfect PDF 10 Premium von soft Xpansion https://soft-xpansion.de/. Günstig und hat alle notwendigen Funktionen, die ich eigentlich brauche.

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