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Ratgeber

„Polarstern“ immer im Blick: Mit dieser Methode organisiert sich der Evernote-CEO

Chris O’Neill ist Chef der beliebten Notiz- und Organisations-App Evernote. Doch wie organisiert sich der Unternehmer eigentlich selbst – außer über die eigene App? Darüber hat t3n.de mit ihm gesprochen.

Von Stephan Dörner
4 Min.
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Evernote-Chef Chris O'Neill. (Foto: Evernote)

„Wie wir alle kämpfe ich mit den vielen Informationen, die wir täglich verarbeiten müssen“, sagt Evernote-CEO Chris O’Neill. Die Methode, nach der er sich organisiert, hat zunächst keinen Bezug zu einer Software oder irgendeiner Technik – er nennt sie „North Star“, zu Deutsch „Polarstern“.

Der Evernote-Chef nutzt eine Variante des „Getting Things Done“-Prinzip

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Dabei geht es im Kern darum, sich jede Woche ein Zeitfenster zu schaffen, um die anliegenden Aufgaben mit den Zielen im Leben abzugleichen, die einem wirklich wichtig sind. „Ich nutze eine modifizierte Variante der Getting-Things-Done-Methode“, verrät uns O’Neill im Interview – ein bekanntes Prinzip zur Selbstorganisation, das der US-Berater David Allen in seinem gleichnamigen Buch beschreibt.

„Grundsätzlich sagt Allen, dass unser Gehirn sehr gut darin ist, Ideen zu haben, aber nicht, sie festzuhalten“, sagt O’Neill. Um sie festzuhalten, nutzt der Evernote-CEO natürlich seine eigene App. „Das beginnt schon damit, dass ich mein Auto am Flughafen fotografiere, damit nicht vergesse, wo ich geparkt habe.“

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Eine Stunde am Freitag für den „Polarstern“

Um den Ideen jedoch eine Priorität zu geben, nutze er normalerweise etwa eine Stunde am Freitagnachmittag dafür, sie mit den eigenen Zielen abzugleichen. „Ich prüfe Ideen anhand meiner Kriterien, die ich meinen Polarstern nenne“, sagt O’Neill. Diese grundsätzlichen Kriterien überprüfe der Evernote-Chef wiederum ein Mal im Quartal. „Ich nehme mir Zeit dafür, mich zu fragen, ob Dinge, die in der Vergangenheit wichtig waren, für mich immer noch wichtig sind. Ich habe sehr klare Ziele für meine Familie, für unser Unternehmen und andere Aspekte meines Lebens.“

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„Auf der Arbeit versuche ich dann immer, die komplizierteste Sache zuerst anzugehen“

Die Zeit am Freitag nutzt er dann, um seine Ideen gegen die grundsätzlichen Ziele im Leben abzuwägen und auf deren Grundlage Grundsatz-Prioritäten zu bewerten. „So treibe ich die Ziele voran, die meinen Prioritäten entsprechen und schiebe andere beiseite, delegiere oder lösche sie.“

Auch auf täglicher Basis sortiert O’Neill seine Prioritäten auf ähnliche Weise – und zwar immer vor dem Schlafengehen. „Das nenne ich meine Tomorrow-Liste“, sagt O’Neill. „Ich schreibe die Dinge auf, die ich am nächsten Tag erreichen muss. Normalerweise sind das vier.“ So könne das Gehirn während des Schlafs schon über die Lösung dieser Probleme nachdenken.

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Die Morgenroutine des Evernote-Chefs

Natürlich hat Chris O’Neill auch eine durchgeplante Morgenroutine: Nach dem Aufstehen zwischen fünf und sechs meditiert er mit Hilfe der App Headspace, dann geht er ins Fitnessstudio – manchmal bringt er vorher noch die Kinder zu Schule. Danach duscht er und hört auf dem Weg zu Arbeit einen Podcast im Auto.

„Just touch things once – fasse jede E-Mail nur einmal an.“

„Auf der Arbeit versuche ich dann immer, die komplizierteste Sache zuerst anzugehen“, sagt O’Neill. Auch die Büro-Tage sind durchorganisiert: Montag liegt der Schwerpunkt auf Meetings, Dienstag auf längerfristigen, unternehmensstrategischen Fragen. Am Mittwoch steht das Produkt im Mittelpunkt, Donnerstag Partnerschaften und Freitag sollen Personalthemen und Unternehmenskultur den Schwerpunkt bilden. „Ich versuche diese Schwerpunkte zu setzen – natürlich nicht immer erfolgreich. Manchmal wird es trotzdem chaotisch.“ Zudem nutzt der Evernote-CEO Kalender so konsequent wie möglich. „Meine Kinder haben einen Kalender, meine Frau ebenfalls – und wir synchronisieren sie alle“, sagt O’Neill.

Beim Umgang mit E-Mails verfolgt O’Nell das Prinzip „Just touch things once“ – fasse jede E-Mail nur einmal an. „Ich schaue nicht den ganzen Tag auf E-Mails, ich versuche sie zwei bis drei Mal am Tag zu checken. Es ist sehr leicht, sich von E-Mails ablenken zu lassen und zu glauben, man mache Fortschritte, während das nicht der Fall ist.“ Hier komme wieder der „Polarstern“ ins Spiel: „Wenn ich am Ende der Woche merke, dass zwar meine Inbox leer ist, aber ich in den wichtigsten Themen nicht vorangekommen bin, weiß ich, dass zu viel Zeit mit E-Mails verbracht habe.“ Wichtigen Leuten gibt O’Neill seine Telefonnummer. „Ich habe zwei verschiedene“, sagt er. „Inbox Zero“ im Postfach strebe er gar nicht mehr an.

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Auf diese Tools setzt Chris O’Neill

Neben Evernote nutzt O’Neill unter anderem Google Calender, Gmail, Google Assistent und Slack. „Slack nutze ich allerdings widerwillig, denn für mich ist das nur eine andere Form der Inbox, die ich regelmäßig checken muss. Aber in manchen Fällen ist es sinnvoll.“ Für das Scannen von Dokumenten nutzt er die eigene App Scannable. Statt Bücher zu lesen, hört sich die Inhalte lieber mittels Audible an. „Ich ‚lese‘ im Anführungsstrichen eine ganze Menge, wenn ich im Auto fahre oder mit dem Hund rausgehe oder joggen gehe.“

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Das Wichtigste aber sei der „Polarstern“: „Weniger als 10 Prozent der guten Vorsätze überleben den Januar – weil sie nicht mit etwas verbunden sind. Die wichtigste Frage lautet: Was ist dir wichtig?“, sagt O’Neill. „Jeder sollte Ziele haben. Wer nur in der eigenen Komfortzone bleibt, lernt nicht.“ Auch was O’Neill als seinen persönlichen Polarstern vergangenen Freitag identifiziert, hat er uns verraten: „Ich verbringe zu wenig Zeit mit meiner Frau. Daher nehme ich nächsten Freitag frei und wir machen einen Ausflug.“ Wird er sein Telefon in dieser Zeit ausschalten? „Ich hoffe es. Wir reisen in eine Gegend mit sehr schlechter Mobilfunk-Versorgung – vielleicht habe ich als unterbewusst schon dafür gesorgt.“

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