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Produktivität: Mit diesen 5 Tricks machst du mehr aus deinem Tag

Mehr Zeit fürs Wichtige: Gerade Führungskräfte müssen auch lernen, Nein zu sagen. (Foto: Shutterstock / Jacob Lund)

Führungskräfte arbeiten viel – doch sind sie auch wirklich immer produktiv? Wenn du diese einfachen Life-Hacks für mehr Produktivität beachtest, schaufelst du dir mehr Zeit für wirklich wichtige Entscheidungen frei.

Eine Studie aus dem Harvard Business Review hat die Terminkalender von CEO untersucht. Das Ergebnis ist erschütternd, dürfte viele von uns aber nicht überraschen: 62,5 Stunden arbeiten die Top-Manager, die sich bereit erklärt haben, an der Studie teilzunehmen, im Schnitt pro Woche. Und 72 Prozent der Zeit verbringen sie in irgendwelchen Meetings – unterm Strich durchschnittlich 37 Meetings pro Woche. Im Schnitt arbeitet eine Führungskraft 9,7 Stunden am Tag, an 79 Prozent der Wochenenden auch (da im Schnitt knapp vier Stunden) und in 70 Prozent der Fälle auch im Urlaub.

Immerhin mit 53 Prozent gut die Hälfte der Arbeitszeit findet außerhalb des eigenen Büros statt – beim Kunden, auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice. Face-to-Face Kommunikation macht 61 Prozent der Arbeitszeit aus. 15 Prozent der Zeit hängt der CEO am Telefon und 24 Prozent gehen für digitale Kommunikation drauf. Allerdings handelt es sich bei den untersuchten Managern auch um Top-Führungskräfte aus Großunternehmen. Im mittelständischen Umfeld oder bei Startups sieht die Welt sicher etwas anders aus – auch wenn hier gerade die Gründer sicher eher mehr als weniger arbeiten.

Produktivität: So erzielst du effektive Ergebnisse in kürzerer Zeit

Daraus können Führungskräfte einiges lernen: Produktiver wird man nämlich nicht durch mehr Arbeit, sondern durch gezieltes Fokussieren auf die wichtigen Dinge. Fünf Tipps, wie du mehr kreative und messbare Ergebnisse aus deiner Arbeitswoche herausholst:

1. Delegiere all das, was auch deine Mitarbeiter erledigen können: Eine Untersuchung von 2017 hat herausgefunden, dass es insbesondere für Großunternehmen schädlich sein kann, wenn sich das Top-Management um zu viele Details selbst kümmert (und darüber das große Ganze aus den Augen verliert). Denn abgesehen von der Zeit, die dadurch für die wirklich wichtigen Entscheidungsprozesse fehlt, signalisiert ein Chef dadurch auch, dass er wenig Zutrauen in seine Mitarbeiter hat.

2. Halte dir einen Wochentag frei von Meetings: Bestimmte Aufgaben und Workflows funktionieren nur dann gut, wenn du nicht ständig aus der Arbeit rausgerissen wirst. Halte dir dafür einen Tag frei, an dem ansonsten keine Meetings stattfinden, an denen du teilnehmen musst. Davon abgesehen solltest du gerade bei regelmäßigen Meetings prüfen, welche davon für deine Arbeit relevant sind und bei welchen Gelegenheiten deine Mitarbeiter auch ohne deine Entscheidungen zurecht kommen. Oft reicht es, wenn du entsprechende Protokolle und Zusammenfassungen bekommst oder nur einmal im Monat an einem wöchentlich stattfindenden Meeting teilnimmst. Außerdem solltest du vermeintlich unproduktive Zeit, beispielsweise vor dem Boarding oder unterwegs, fürs Nachdenken freihalten. Manche Führungskräfte haben hierfür eine Diktier-App im Smartphone dabei oder machen sich anderweitig Notizen.

3. Kommuniziere direkt und ohne Umwege: Elon Musk hat einmal gesagt, dass Kommunikation dann am effektivsten ist, wenn sie den direkten Weg ohne Umwege durch Hierarchieebenen nimmt. Inwieweit das in deinem Unternehmen umzusetzen ist, hängt natürlich von der Unternehmenskultur ab. Stelle aber sicher, dass sich andere Führungskräfte nicht übergangen fühlen und kommuniziere auch, dass du in Zukunft diese Form des Miteinander willst. Denn manche Mitarbeiter, die in der Hierarchie weit unter dir stehen, werden sonst verunsichert reagieren.

4. Meide E-Mails, wo immer es geht: Ein echter Produktivitätskiller ist in vielen Fällen die Kommunikation mit E-Mails. Da werden schnell mal ein Dutzend Mitarbeiter in CC gesetzt, manches wird chat-artig besprochen und man verliert schnell eine Menge Zeit, um auf dem Laufenden zu bleiben. Wähle daher immer die adäquaten Kommunikationsmittel und fasse im Optimalfall eine E-Mail nur ein einziges Mal an, wie es beispielsweise Produktivitätsexperte Markus Albers erklärt.

5. Lerne, häufiger Nein zu sagen: Je höher du in der Hierarchie kommst, desto mehr Themen und Dinge werden an dich herangetragen – im Unternehmen selbst, von möglichen Kooperationspartner und auch beim Netzwerken. Du solltest daher effizienter werden, indem du selektiv Dinge auswählst, an denen du teilnimmst, auch wenn es uns leichter fällt, zu etwas Ja als Nein zu sagen. Zeit ist hier deine wertvollste Ressource – und wenn du mehr Zeit für die wirklich wichtigen Projekte und Strategieentscheidungen hast, ist das unterm Strich gut für alle Beteiligten.

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