Das größte Risiko für den deutschen Mittelstand ist der Fachkräftemangel – das besagt eine aktuelle Studie von EY. Kein Wunder also, dass auch Startups um die besten Talente kämpfen müssen. Gerade am Anfang sind die Mitarbeitenden das wichtigste Kapital eines Unternehmens und tragen wesentlich zum Gelingen oder Scheitern einer Geschäftsidee bei.

Klar, besteht das Team erst aus fünf Personen, braucht das Startup noch keine Personalabteilung.

Doch Vorsicht: Je schneller das Wachstum eines Startups, desto mehr Funktionen werden für eine immer größer werdende Anzahl von Aufgaben gebraucht – der Bedarf an Personal steigt also exponentiell an, und ein HR-Team wird notwendig. Wie aber anfangen?

Jede Abteilung hat sie – den:die Mitarbeiter:in Nummer 1. Im HR-Bereich gibt es drei Profile, die für diese Position infrage kommen: ein:e Generalist:in, ein:e Recruiter:in oder ein:e Assistent:in.

• Generalist:in ist, wie der Name schon sagt, die beliebte eierlegende Wollmilchsau des HR-Managements. Sie:er kommt vielleicht aus einem Konzern und kennt nicht nur das kleinteilige Tagesgeschäft einer Personalabteilung, sondern hat auch die Fähigkeit, in größeren Strukturen zu denken.
• Recruiter:innen machen sich operativ direkt ans Eingemachte: Sie wissen, wo man geeignete Fachkräfte findet und wie man sie anspricht beziehungsweise am besten für ein neues Projekt begeistert. Die Herausforderung: Sie verbringen wahrscheinlich 80 Prozent der Zeit mit Recruiting – für das Aufsetzen neuer HR-Prozesse und -strukturen bleibt also wenig Zeit.
• Assistent:innen sind eine hervorragende Unterstützung, um die administrativen Aspekte einer HR-Abteilung wie etwa Verträge oder Gehaltsabrechnungen zu übernehmen. Denn diese Dinge sind zwar sehr zeitintensiv, können aber meist von einer Person mit wenig Erfahrung in dem Bereich erledigt werden. Eine Assistenzkraft kann die Abteilung erheblich entlasten – hat aber im Regelfall keine Erfahrung mit Strukturen oder deren Aufbau. Diesen Teil muss jemand anderes übernehmen.

Jedes dieser drei Profile hat seine Vor- und Nachteile als erste:r Mitarbeiter:in für die vielfältigen Aufgaben der HR-Abteilung. Gründer:innen sollten sich deshalb genau überlegen, wo in ihrer Unternehmensentwicklung sie aktuell stehen und welche Anforderungen sie an ihre erste HR-Fachkraft haben.

Die ersten HR-Mitarbeiter:innen sind eingestellt – super! Doch wie geht es nun weiter? Wichtig ist, von Anfang an zu verstehen: Die meisten Menschen möchten sich innerhalb eines Unternehmens entfalten können und mitwachsen.

Daher ist es ganz zentral, frühzeitig eine klare Unternehmenskultur zu etablieren, die folgende Fragen adressiert: Wofür steht das Startup als Arbeitgeber? Was ist die gemeinsame Mission? Wohin will man gemeinsam mit den Mitarbeitenden wachsen?

Wer diese Fragen beantworten kann, wird nicht nur erfolgreich neue Kolleg:innen rekrutieren – sondern auch die Begeisterung für das Unternehmen bei den bestehenden Mitarbeitenden stärken.

Employer-Branding nennt sich das auf Neudeutsch. Die Employer-Brand ist der Markenkern des arbeitgebenden Unternehmens und als Recruiting- sowie Retention-Tool mittlerweile unverzichtbar.

Nicht nur die Organisation will wachsen, sondern auch die Mitarbeitenden – auch sie haben Ziele.

Daher ist es wichtig, schon früh Wachstumsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens zu etablieren. Dazu gehört auch, Prozesse auszuarbeiten: Entwicklungsgespräche oder Leistungsbewertungen sollten standardisiert und fair ablaufen – und stets die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen. Es sollte also nicht vom Team oder der Führungskraft abhängen, wie gut sich eine Person innerhalb eines Unternehmens entwickeln kann.

Für die Personalentwicklung braucht es allerdings ein gut aufgestelltes HR-Team. In einem Scale-up ist die Faustregel, dass die HR-Abteilung etwa fünf bis sieben Prozent der Belegschaft ausmacht.

Bei steilem Wachstum kann es auch sinnvoll sein, diesen Schnitt zu überschreiten. Das setzt auch gleich ein Zeichen und zeigt, welchen Stellenwert das Thema Personal für das wachsende Unternehmen einnimmt.

Das Unternehmen wächst und wächst, die Unternehmenskultur gedeiht prächtig, und auch die Mitarbeitenden entwickeln sich nach ihren Wünschen und Möglichkeiten?

Dann wird es Zeit, die HR-Abteilung der wachsenden Komplexität anzupassen. Je mehr Menschen im Bereich Personal arbeiten, desto mehr Sinn ergibt es auch, Expert:innen-Teams zu bilden.

Die Bereiche Talent-Acquisition, People-Experience und People-Expertise sind eine sinnvolle Unterteilung innerhalb der HR – denn sie adressieren die drei wichtigsten Funktionen der Abteilung. So bleiben die Verantwortlichkeiten klar und je nach Expertise verteilt – und die Zusammenarbeit im Team bleibt gesichert.

Jetzt wäre auch ein guter Zeitpunkt, um bei größeren Unternehmen zu „wildern“ und gestandene Expert:innen mit speziellem Fachwissen abzuwerben. Hier sollte man keine Angst haben, auch Personaler:innen bekannter Marken anzusprechen. Das Abenteuer Startup ist für viele Menschen durchaus reizvoll.

Der große Erfahrungsschatz dieser Personen kann zudem dazu beitragen, die Personalabteilung auf das nächste Level zu bringen. Sie wissen einfach, worauf es in einem größeren HR-Team ankommt – und diese Kompetenz sollte unbedingt angezapft werden.

Es ist der Traum der meisten Unternehmen: die Expansion ins Ausland. Denn neue Märkte wollen erobert und internationale Niederlassungen eröffnet werden.

Damit beginnt auch der Ausbau eines internationalen HR-Teams. Klar, am Anfang können auch neue Märkte vom Hauptstandort aus gesteuert werden. Wenn dies jedoch irgendwann zu unübersichtlich wird, wird es Zeit für die nächste Veränderung: die Einstellung einer Fachkraft vor Ort, die das jeweilige Land und die Steuerung der dort ansässigen externen Dienstleister übernimmt.

Merken sollte man sich: Sobald mehr als zehn Kolleg:innen an einem Standort arbeiten, sollten auch Personalfachleute vor Ort eingestellt werden. Mit der Zeit und mit weiterem Wachstum im neuen Markt erfolgt dann die Etablierung der HR-Strukturen wie in den Schritten 1 bis 3 beschrieben. Es geht also zurück auf Los!

Die vier Schritte sollen all jenen Orientierung geben, die gerade Teil eines Startups oder Scale-ups sind und die nächsten Schritte für den HR-Bereich planen. Es ist völlig klar, dass keine Anleitung der Welt für jedes Unternehmen gleich gut funktioniert. Mit diesen Tipps lassen sich aber zumindest ein paar Wachstumsschmerzen vermeiden.

Am Ende kann eine gut ausgestattete und von Expert:innen besetzte Personalabteilung eine signifikante Unterstützung bieten – vor allem dann, wenn das Wachstum des Unternehmens durch die Decke geht.