Große Unternehmen setzen für kollaboratives und ortsunabhängiges Arbeiten oft auf Lösungen wie Lotus Live oder Sharepoint – das bedarf teilweise erheblicher Investitionen. Kleinunternehmer und Freiberufler können allerdings ebenfalls von den Vorteilen unterschiedlicher Collaboration-Tools profitieren, ohne gleich viel Geld ausgeben zu müssen. Die Lösung findet sich wie so häufig in der Cloud.

Egal ob Großkonzern, kleines Unternehmen oder ein Team, das aus Freiberuflern besteht: Collaboration-Tools locken mit einer Reihe von Vorteilen. Zum einen lassen sich unter Umständen Reisekosten minimieren, zum anderen können sie die Produktivität erhöhen. Projekte lassen sich schneller abwickeln und auch andere Prozesse profitieren von einer beschleunigten Abarbeitung. Verallgemeinernd lässt sich feststellen, dass Collaboration-Tools die Planung, Organisation, Kontrolle und Dokumentation der Zusammenarbeit eines Teams verbessern können.

Der Begriff Kollaborationssoftware ist natürlich recht schwammig. Unter dem Begriff lassen sich gleich eine ganze Reihe unterschiedlichster Tools zusammen fassen. Vom Projektmanagement und der Ressourcenplanung über Aufgabenverwaltung und gemeinsame Kalender bis hin zu Instant Messaging, Mails und Videokonferenz-Lösungen. Auch Filesharing, Intranet – social oder herkömmliches – und Mindmapping fallen unter den Oberbegriff der Kollaboration.

Wie so häufig bei Cloud-Anwendungen, kann man auch bei entsprechenden Kollaborationslösungen in der Regel recht schnell loslegen. Viele der im Folgenden vorgestellten Tools sind für kleine Teams kostenlos nutzbar – zumindest im finanziellen Sinne. Bezahlt wird wie oft üblich mit den eigenen Daten. Geht es also um Vertrauliches, sollte man sich vorab genau überlegen, ob man einem externen Anbieter gewisse Informationen anvertrauen möchte.

Auf den ersten Blick mag es zwar verlockend klingen, eine Anwendung für alle möglichen Einsatzszenarien bei der Zusammenarbeit zu wählen – allerdings haben derartige eierlegende Wollmilchsäue oft den Nachteil, dass die Einstiegshürde wesentlich höher liegt. Die Cloud-Anwendungen wirken in der Regel überladen und entsprechend kompliziert gestaltet sich die Nutzung.

Wer sich für eine derartig umfangreiche Lösung interessiert, sollte sich Collaboration-Tools wie zum Beispiel Basecamp, Bitrix24, Podio oder Asana ansehen. Während sich Basecamp eher an visuell anspruchsvolle Nutzer richtet, legt Asana den Fokus auf ToDo-Listen und große Projekte, bei denen man nicht auf Notizen, Kommentare und Milestones verzichten mag.

Das Interface von Asana  setzt auf drei Spalten. Links finden sich aktuelle Projekte, in der Mitte findet der Nutzer die damit zusammenhängenden Aufgaben und die rechte Spalte beinhaltet Detailinformationen wie Notizen, Links, Tags oder Kommentare. Asana setzt strukturell stark auf Listen und ermöglicht es, individuelle Projekt-Ziele und Milestones als Checkliste anzulegen. Asana ist für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern kostenlos.

Statt dem bekannten Vertreter Basecamp wollen wir euch die kostenlose Alternative Freedcamp ans Herz legen. Das trifft allerdings nur zu, wenn ihr keine Backups benötigt – die sind bei Freedcamp nämlich alles andere als free. Mit der Anwendung können mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden. Auch die Zusammenarbeit wird für unterschiedliche Projekte zur gleichen Zeit unterstützt. Zu den Funktionen von Freedcamp zählen unter anderem Zeiterfassung, Deadlines, gemeinsame Aufgabenverwaltung, Filesharing und ein ausgereiftes Kommunikationssystem.

Bitrix24 bietet neben Team-Chat, Videokonferenzen und Kalender auch Filesharing, Gantt-Charts, Zeiterfassung, Versionierung, CRM, Aufgaben-Verwaltung, Personal-Management und weitere Werkzeuge. Bitrix24 unterstützt die Integration von Google Mail, GMX, Web.de, Microsoft Exchange-Server und anderen Diensten. Die Kollaborationssoftware lässt sich sowohl in der Cloud nutzen als auch selbst hosten. Die kostenlose Version erlaubt bis zu zwölf Nutzer, beliebig viele Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben. Fünf Gigabyte Cloud-Storage für Dokumente werden ebenfalls spendiert.

Podio von Anbieter Citrix bringt eine soziale Komponente ins Spiel. So kann jeder Nutzer den eigenen Account mit anderen Kollegen sowie Projekten verknüpfen. Funktionen wie Messaging und Chat erleichtern den Austausch untereinander. Jeder Anwender kann anderen Teammitgliedern einzelne Aufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines zuweisen. Eine der großen Stärken der Lösung ergibt sich aus den Möglichkeiten zur Individualisierung. So lassen sich zum Beispiel sogenannte Workspaces anlegen, um mit selbst festgelegten Gruppen zusammen zu arbeiten. In der kostenlosen Version ist die Zusammenarbeit mit bis zu fünf internen plus fünf externen Mitarbeitern möglich.

Kollaboratives Mindmapping bietet im Vergleich zum Brainstorming den großen Vorteil, dass sich die Ideenfindung orts- und zeitunabhängig umsetzen lässt. Besonders der Faktor der Zeitunabhängigkeit ist nicht zu verachten, denn Kreativität auf Knopfdruck klappt nur selten. Mit Hilfe einer kollaborativen Mindmap kann jedes Teammitglied die eigenen Ideen jederzeit – beziehungsweise genau dann, wenn sie sich manifestiert – auf der Mindmap visualisieren.

Helferlein wie Mind42, GroupMap, MindMeister oder Coggle sind nur ein paar Beispiele für Collaboration-Tools aus dem Bereich Mindmapping. Mind42 gehört zu den kostenlosen Vertretern und ermöglicht unter anderem das Einbinden eigener Grafiken. Auch GroupMap ist in einer kostenlosen Version verfügbar, jedoch sind die erstellten Mindmaps dann öffentlich einsehbar. Wer etwas zu verbergen hat, muss monatlich rund 50 US-Dollar berappen. Wer in Sachen Funktionalität besonders hohe Ansprüche hat, sollte sich das kostenpflichtige MindMeister näher ansehen. Das Tool bringt neben einfachem Mindmapping auch Notizen, Links, Dateien und Aufgabenverwaltung mit. Templates und mobile Apps runden den Feature-Umfang ab. Zwar gibt es auch eine kostenlose Version der Mindmapping-Lösung, diese ist allerdings nicht im Team nutzbar. Für das kollaborative Arbeiten fallen rund 60 Euro für ein halbes Jahr an. Völlig kostenlos hingegen ist Coggle – einzige Voraussetzung ist ein Google-Account. Die Cloud-Anwendung ist zudem noch kinderleicht zu erlernen und zu bedienen.

Zu den Collaboration-Tools aus dem Bereich Projektmanagement gehört beispielsweise Asana, das bereits bei den Alleskönnern erwähnt wurde. Weitere – teilweise im Funktionsumfang sehr unterschiedliche – Lösungen, die einen Blick wert sein könnten, sind Redbooth, LibrePlan, ClockingIT, 5pm, Zoho Project und Smartsheet.

Die Projektmanagement-Lösung Redbooth orientiert sich an klassischen Collaboration-Tools mit Ticketing-Funktionalität. Für Datei-Anhänge, die sich Aufgaben und Unteraufgaben zuweisen lassen, kann der Nutzer auf Dienste wie Dropbox und Google Drive zurück greifen. Die Anwendung unterstützt unter anderem auch Zeiterfassung und Reportings. Eine wichtige Säule von Redbooth ist neben dem Ticketing-System der projektbezogene Team-Chat. Der Dienst ist für Teams bis zu fünf Mitarbeitern und für bis zu fünf Projekte in eingeschränkter Funktionalität kostenlos.

LibrePlan ist kollaboratives Projektmanagement mit demokratischem Ansatz, denn das Verwalten von Projekten liegt nicht nur in den Händen einer Person. Vielmehr kann das komplette Team – sogar über Unternehmensgrenzen hinaus – am Projektmanagement mitwirken. Gewohnte Funktionen wie Gantt-Charts, Ressourcen-Verwaltung, Finanzverwaltung und mehr sind mit von der Partie.

Bei Clocking IT handelt es sich um ein Tool, das sich in erster Linie an Entwickler richtet. Die Lösung glänzt besonders beim Überwachen und Dokumentieren einzelner Aufgaben. Die Stärken bei der Allround-Projektmanagement-Lösung 5pm liegen hingegen im Handling von Projektgruppen und den umfangreichen Reportings. Zu den Besonderheiten von Zoho Projects gehören ein interner Chat, ein Wiki und Filesharing.

Ein Tool für die kollaborative Aufgabenverwaltung bietet sich besonders für kleinere Teams an, die bei der Zusammenarbeit an einem Projekt keine ausgewachsene Projektmanagement-Software benötigen. Entsprechende Helfer müssen eigentlich nur über die Grundfunktionen verfügen – immerhin geht es in erster Linie darum, ein Häkchen neben erfüllte Aufgaben zu setzen. Empfehlenswerte Lösungen sind zum Beispiel Wunderlist, Task2Gather oder Kickoff. Die Lösungen bieten ein einfaches Interface und die wichtigsten Funktionen.

Wunderlist erfreut sich besonders unter Webworkern einer treuen Anhängerschaft, die das kleine Tool nicht ausschließlich zum Verwalten von Aufgaben verwenden. Der größte Vorteil von Wunderlist besteht darin, dass es auf allen möglichen Plattformen erhältlich ist. Die einzelnen ToDos jeder vom Nutzer angelegten Liste lassen sich manuell sortieren sowie um Notizen, Fälligkeitsdatum, Erinnerungen, Unteraufgaben und Prioritäten erweitern.

Das webbasierte Task2Gather ist kostenlos erhältlich und ermöglicht neben der Grundfunktionalität unter anderem auch das Zuweisen einzelner Aufgaben zu Projekten. Die zu einem Projekt gehörenden ToDos lassen sich auf zwei Arten darstellen: einmal als klassische Aufgabenliste und auch eine Anzeige als Baumdiagramm ist möglich. Das schicke Kickoff ist dagegen nur für iOS und OS X verfügbar – macht in diesem Umfeld allerdings eine gute Figur.

Prinzipiell geht es natürlich bei jeder Art der Kommunikation im Arbeitsalltag auch um Kollaboration. Dennoch lassen sich einige Tools hervorheben, die exemplarisch für diese Anwendungsgattung stehen sollen. Letztendlich ist es Geschmacksache, ob man für die alltägliche digitale Kommunikation im Unternehmen oder Team lieber auf E-Mail oder auf Messaging mit Hilfe von Software wie Skype oder dem funktionsreicheren Slack setzt. Auch Social Intranets wie beispielsweise Yammer fallen in diese Kategorie.

Slack wurde in erster Linie für Unternehmen konzipiert und bietet neben Messaging im Skype-Stil auch noch einige zusätzliche Features, die es zu einem sinnvollen Kollaborationstool machen. Slack bietet eine IRC-ähnliche Oberfläche, plattformübergreifende Apps und Schnittstellen für die Anbindung von zusätzlichen externen Diensten wie Dropbox, Trello oder Jira.

Mit einem Enterprise-Social-Network im Stil von Yammer kann man die digitale Zusammenarbeit noch sozialer gestalten. Das Social Intranet erinnert im Look and Feel stark an Facebook, so dass die Einstiegshürde für die meisten Nutzer recht flach ausfallen dürfte. Yammer bietet eine kostenlose Testphase – wer das Tool jedoch in vollem Umfang und im Team produktiv nutzen will, muss diverse kostenpflichtige Pakete dazu buchen.

Welche der vorgestellten Lösungen man in jedem Fall im Köcher haben sollte, lässt sich pauschal nicht sagen. Dazu sind die Anforderungen, die Teams an Collaboration-Tools stellen, einfach zu unterschiedlich. Während die einen auf eine All-in-One-Lösung wie Bitrix24 setzen werden, dürfte für andere eine Kombination unterschiedlicher kleiner Tools mehr Sinn ergeben. Da allerdings viele der vorgestellten Anwendungen und Dienste entweder komplett kostenlos sind oder eine kostenfreie Testphase ermöglichen, sollte man sich die Zeit nehmen, die für das eigene Team beste Kombination zusammen zu stellen – kost’ ja nix.