Diese Zahl gleicht einem Paukenschlag: Selbst kleine Firmen verbrennen bis zu 570.000 Euro pro Jahr durch unproduktive Meetings. Somit werden diese Präsenzveranstaltungen für Unternehmende ganz schnell mal zur Kostenfalle. Die Gründer-Legende Elon Musk hasst es regelrecht, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Meetings sitzen, denen sie keinen echten Mehrwert beisteuern können. Einem Ex-Mitarbeiter nach fragt der Tesla-CEO deshalb regelmäßig: „Du hast noch nichts gesagt. Warum bist du hier?“ Er fordert seine Team-Mitglieder ganz offen heraus und hält sie an, bloß nicht in Meetings ohne einen echten Anlass zu gehen. Musk geht sogar soweit, sie aufzufordern, selbstständig die Konferenz zu verlassen, wenn sie das Gefühl haben, in der Besprechung nur ihre Arbeitszeit zu verschwenden.

So konsequent sieht das nicht jede Führungskraft. Viele Chefinnen und Chefs scharren ihre Leute gerne um sich und lieben es, wenn das Team an ihren Lippen hängt. Viele Meetings sind aber auch schlecht vorbereitet, sodass vorher gar nicht klar wird, wer dort überhaupt wirklich eine wichtige Rolle ausfüllen kann. Eine vernünftige Agenda, realistische Zeiteinschätzungen, eisern eingehaltene Redezeiten sowie eine gute Nachbereitung, in der alle Teilnehmenden wissen, was für To-dos sich für sie aus dem Treffen ergeben, sind wichtig. Nur so ergeben sie für alle Kolleginnen und Kollegen einen Sinn, machen Spaß und laufen nicht Gefahr, unproduktiv und somit zur Kostenfalle zu werden. Doch was tun, wenn diese Regeln nicht gelten und eine produktive Meeting-Kultur beim eigenen Arbeitgeber so gar nicht existiert?

Eine zumindest kurzfristige Lösung für besondere Härtefälle liefert ein Tool namens „Busy Simulator“. Die Website ist ein Mischpult, das die Sounds aller üblichen Messenger-Dienste kuratiert. Nutzerinnen und Nutzer können so während eines zeitraubenden Meetings beispielsweise eine Slack-Nachrichten-Eskalation vorgaukeln und vorgeben, das Meeting jetzt verlassen zu müssen. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer dürften Verständnis für einen raschen Abgang aus der Konferenz haben. Der Simulator hat insgesamt zehn Töne im Angebot. Von Messenger-Diensten wie Slack und Microsoft Teams über Kalender-Tools wie Google Calender bis hin zu E-Mail-Programmen wie Apple Mail. Selbst auf ein vibrierendes iPhone-Geräusch können Interessierte zurückgreifen. Der „Busy Simulator“ holt dich da schnell raus!