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Produktivitäts-Boost für Freelancer: 15 Apps und Tools, die Zeit sparen

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Freiberufler sind im besten Fall ausgebucht und haben so jede Menge Arbeit. Doch die alltäglichen Tasks der Selbstständigkeit schrumpfen auch die Freizeit – etliche lästige Aufgaben sorgen für Stress. Mit den richtigen Freelancer-Apps und -Tools spart ihr bei diesen Aufgaben eine Menge Zeit. Hier unsere Empfehlungen.

Aufträge an Land zu ziehen gehört für viele Freiberufler zum wohl stressigsten Teil ihrer Existenz – dicht gefolgt von administrativen Aufgaben wie der Rechnungsstellung oder der Steuererklärung. Manch einer tut sich darüber hinaus schwer damit, sich selbst zu organisieren oder fokussiert zu arbeiten. Für viele unliebsame Tasks finden sich Apps, die euch das Leben erleichtern, und mit denen ihr jede Menge Zeit sparen könnt.

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Angebote und Rechnungen erstellen

Das Erstellen von Angeboten und das Schreiben von Rechnungen gehört zum täglich Brot – kostet aber auch viel Zeit, wenn man es komplett ohne digitale Unterstützung angeht. In diesem Bereich buhlen viele Online-Anbieter und Anwendungen um die Gunst von Freiberuflern und kleinen Unternehmen, von denen wir eine ganze Reihe im Artikel „Rechnungsprogramme: 13 Anbieter im Überblick” zusammengefasst haben. Viele der Tools beschleunigen das Erstellen von Angeboten und Rechnungen erheblich – besonders, sobald der Nutzer relevante Informationen wie Kunden-Daten und Stundensatz hinterlegt hat. Ob man hier auf einen Online-Anbieter, eine Anwendung für den Rechner oder eine mobile App setzt, ist Geschmackssache. Die Auswahl an Tools ist in jedem Fall riesig.

open3A

Mit der Freeware open3A lassen sich unter anderem Angebote erstellen und Rechnungen schreiben, aber auch Gutschriften und Lieferscheine gehören zum Funktionsumfang. Damit eignet sich open3A auch für Onlinehändler. Darüber hinaus unterstützt die Anwendung auch wiederkehrende Rechnungen und Mahnungen. Die integrierte Adressdatenbank beschleunigt die Rechnungsstellung, da sich dort hinterlegte Daten schnell in die gewünschten Formulare übernehmen lassen. open3A lässt sich mit zahlreichen Plugins erweitern, die allerdings kostenpflichtig sind. Die Software lässt sich sowohl auf einem Webserver als auch unter Windows betreiben.

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SalesKing

SalesKing gehört zu den bekanntesten Anbietern von Online-Rechnungen und versteht sich neben der Rechnungsstellung auf die Angebotsverwaltung. Dazu kommen noch grundlegende CRM-Funktionen sowie diverse Exportmöglichkeiten. Der Anbieter verfolgt ein Abo-Modell in drei unterschiedlichen Versionen, von denen die Grundversion für die meisten Freiberufler ausreichen sollte. Diese kostet monatlich rund zwölf Euro.

sevDesk

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Freelancer-Apps: sevDesk bietet nicht nur die Rechnungs- und Angebotserstellung, sondern diverse zusätzliche Features. (Screenshot: sevDes)

sevDesk ist eine umfangreiche Software, die unter anderem eine Faktura, ein kleines CRM und ein Archiv für Belege beinhaltet. Damit eignet sich sevDesk für mehr als nur das Stellen von Rechnungen und das Erstellen von Angeboten. Die Lösung integriert sogar eine Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen, wiederkehrende Rechnungen, eine Post-Schnittstelle zum automatischen Versand der Rechnungen und Datev-Export. Zusätzlich zur Software ist auch eine mobile App erhältlich. In der kostenlosen Version lassen sich bereits Kunden verwalten und Belege erfassen, sowie Rechnungen und Angebote erstellen. sevDesk eignet sich darüber hinaus auch für die Buchhaltung.

Budgetierung und Buchhaltung

Buchhaltung und Budgetierung gehören sicher zu den unliebsamsten Aufgaben. Besonders bei der Budgetierung haben es Freelancer nicht leicht, denn oft wird dasselbe Konto für Berufliches und Privates verwendet. Wer da nicht genau weiß, wie sich die finanzielle Situation entwickelt, kann schnell böse überrascht werden. Freiberufler legen beispielsweise Umsatzsteuer zurück, um die Forderungen des Finanzamts auch bedienen zu können. Besonders bei der Umsatzsteuer liegt dann Geld auf dem Konto, das dem Freiberufler eigentlich gar nicht gehört. Um den Überblick zu behalten, sollten Selbstständige in jedem Fall neben der herkömmlichen Buchhaltung auch generell Budgetieren. Mehr zum Thema erfahrt ihr im Artikel „Werde Herr über deine Finanzen: Darum sind Budget-Apps besser als ein Haushaltsbuch”. Empfehlenswerte Haushaltsbuch-Apps findet ihr im Artikel „Haushaltsbuch 2.0: Diese 5 Apps helfen dir beim Sparen” – im Folgenden stellen wir euch noch einige Lösungen für die Buchhaltung vor.

Papierkram

Bei Papierkram handelt es sich um eine Onlinebuchhaltung, mit der auch Einnahmenüberschussrechnung sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung möglich sind. Dazu kommen zusätzliche Funktionen wie Zeiterfassung und Projektverwaltung. Dank des mobil-freundlichen Designs funktioniert Papierkram auch gut auf Tablets und Smartphones. Die Lösung ist kostenfrei nutzbar, sofern nicht mehr als ein Nutzer auf einen Account zugreift. In dieser Basisversion sind erzeugte Belege allerdings gebrandet. Möchte man das Branding umgehen, schlägt Papierkram mit monatlich rund vier Euro zu Buche.

Lexoffice

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Die webbasierte Lösung Lexoffice soll Freiberufler die Buchhaltung erleichtern. (Screenshot: Lexoffice)

Lexoffice ist ebenfalls eine webbasierte Lösung für die Buchhaltung. Insgesamt stehen drei verschiedene Versionen zur Wahl. Bei „Auftrag & Finanzen“ handelt es sich um eine Buchhaltung für Freiberufler, die möglichst viel selbst machen wollen. „Rechnung & Finanzen“ spricht dagegen eher Nutzer an, die nur die allernotwendigsten Schritte selbst erledigen wollen und dabei stets den Überblick über Zahlungseingänge und Ausgaben behalten wollen. „Rechnung & Finanzen & EÜR“ für rund 13 Euro monatlich eignet sich schließlich als Sorglos-Paket. Es sind auch Android- und iOS-Apps erhältlich, die den mobilen Zugriff ermöglichen.

Wiso Buchhaltung 365

Wer keinen Online-Dienst nutzen und stattdessen auf eine klassische Software-Lösung setzen möchte, hat ebenfalls die Qual der Wahl. Neben sehr professionellen und gleichzeitig teuren Lösungen ist Wiso Buchhaltung 365 empfehlenswert. Die Software besticht insbesondere mit einer übersichtlichen und leicht zu bedienenden Nutzeroberfläche. Das Produkt wird inklusive eine Handbuchs ausgeliefert, das auch grundlegende Kenntnisse der Buchführung vermittelt – toll für alle Buchhaltungsmuffel. Neben Jahresabschluss und Bilanz wird auch die doppelte Buchführung ermöglicht. Wiso Buchhaltung 365 kostet rund 60 Euro.

Deadlines und Erinnerungen mit To-do-Apps organisieren

Wer an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, kann schon mal die ein oder andere Deadline oder einen Milestone verpassen. Das macht nicht nur einen schlechten Eindruck beim Kunden, sondern sorgt auch für zusätzlichen Stress. Eigentlich sollten termingerechte Leistungslieferungen eine Selbstverständlichkeit sein. Eine Möglichkeit, alle Milestones und Deadlines stets auf dem Zettel zu haben, besteht neben Projektmanagement-Lösungen in der Nutzung von To-do-Apps. Je nach Anwendung lassen sich alle relevanten Termine eines Projekts gruppieren, so dass die eigene To-do-Liste nicht zu einem unübersichtlichen Wust von Terminen wird. Eine ausführliche Empfehlungsliste, inklusive der folgenden Apps, findet ihr in unserem Artikel „To-do-Tools im Test: 11 Apps, um Aufgaben zu verwalten – und zu erledigen”.

Things

Things ist sowohl optisch als auch technisch eine gelungene To-do-App, die für Mac, iPhone und iPad erhältlich ist. Die unterschiedlichen Versionen synchronisieren sich über Gerätegrenzen hinweg mittels eines hauseigenen Cloud-Dienstes. Zu den Stärken von Things gehört das Tagging-System, das selbst Sub-Tags unterstützt. Auch wenn Things in Sachen Nutzerfreundlichkeit, Ästhetik und Funktionalität eine klare Empfehlung ist, gehört die Lösung nicht zu den kostengünstigen Vertretern unter den To-do-Apps. Wer alle drei Versionen nutzen will, muss insgesamt rund 80 Euro berappen. Die Mac-App kostet rund 50 Euro, die iPad-App rund 20 Euro und die Version für iPhones kostet rund zehn Euro.

Wunderlist

Einer der größten Vorteile von Wunderlist ergibt sich aus der Tatsache, dass die Basis-Version kostenlos ist. Die App selbst ist gut durchdacht und hübsch gestaltet. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, lassen sich angelegte Aufgaben und Listen auch online abrufen. Zusätzlich stehen diverse Browser-Erweiterungen für beispielsweise Safari, Chrome und Firefox zur Verfügung. In Sachen Funktionsumfang gehört Wunderlist zu den schlankeren Tools, was aber nicht unbedingt ein Nachteil sein muss. Unter anderem führt das dazu, dass sich die App einfach und flüssig nutzen lässt – ein Umstand, der auch vom Design unterstützt wird. Der Nutzer kann Listen anlegen und diese sogar in Ordnern gruppieren. Deadlines lassen sich auch mittels natürlicher Spracheingabe einzelnen Tasks zuweisen, und diverse Filter-Möglichkeiten verbessern die Übersicht bei umfangreichen Listen. Für rund 4,50 Euro monatlich kann man die Pro-Version nutzen, die Beschränkungen in Bezug auf Datei-Größe, Teilaufgaben und andere Aspekte aufhebt.

OmniFocus 2

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To-do-Apps wie OmniFocus 2 lassen sich projektbasiert auch für die Organisation von Deadlines und Milestones nutzen. (Screenshot: Omni)

Der Klassiker unter den To-do-Apps hört auf den Namen OmniFocus – zumindest, wenn man sich im Apple-Universum bewegt. Als Platzhirsch bringt der Task-Manager alles an Funktionen mit, was sich der Nutzer wünscht. Damit ist die App allerdings unter Umständen für den ein oder anderen Anwender zu überladen. Sehr nützlich erweisen sich die vielfältigen Filter- und Sortierungsmöglichkeiten. Ebenfalls zu begrüßen ist die Unterstützung von Projekten, die sich entweder als Sequenz (Task 1 muss vor Task 2 erledigt werden) oder parallel anlegen lassen. Dieses und weitere Features machen die App zu einer guten Lösung, um Milestones und Deadlines projektbasiert im Blick zu behalten. Preislich liegt OmniFocus ungefähr gleichauf mit Things. Die Mac-Version kostet ebenso wie die iOS-Version rund 80 Euro.

Produktivität und Fokus

Wer viel am Rechner arbeitet, kennt das: dauern ploppt irgendwo ein Hinweis auf, der um die Aufmerksameit buhlt. Egal ob ein neuer Kommentar auf Facebook eintrudelt, der Kunde via Skype Fragen im Sekundentakt stellt, eine neue Mail im Postfach landet oder der Feedreader Alarm schlägt, weil ein neuer und interessanter Artikel veröffentlicht wurde – das alles macht ein fokussiertes Arbeiten sehr schwer. Diverse Apps helfen Freiberuflern dabei, den Kopf frei zu behalten und konzentriert arbeiten zu können. Wer also nicht genug Selbstdisziplin aufbringen kann, braucht einen digitalen Helfer, der für den nötigen Fokus sorgt. Drei Vertreter dieser Kategorie stellen wir euch im Folgenden vor – weitere findet ihr im Artikel „Fokus und Produktivität: Diese 15 Tools schützen dich vor Ablenkung”.

Freedom

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Offline zu arbeiten, kann der Produktivität zu einem ordentlichen Boost verhelfen. Mit der App Freedom verordnet man sich Offline-Phasen. (Screenshot: Freedom)

Wer einzelne Webseiten oder ganze Anwendungen für eine bestimmte Zeit blockieren will, um ablenkungsfrei arbeiten zu können, sollte sich Freedom ansehen. Die Anwendung ist für Windows, Mac, iPhone und iPad zu haben und ermöglicht euch sogar, ein Zeitfenster zu definieren, in dem ihr komplett offline arbeiten wollt. Alle vom Nutzer eingestellten Einschränkungen lassen sich vor Ablauf der festgelegten Zeit lediglich durch einen Neustart deaktivieren. Die App kann kostenlos getestet werden und schlägt dann mit rund sieben US-Dollar monatlich zu Buche.

Pomodoro Time

Bei Pomodoro Time handelt es sich im einen Timer für fokussiertes Arbeiten. Die Idee ist recht simpel, denn ihr könnt vor dem Start des Timers festlegen, wie lang eure Arbeits-Intervalle und die darauf folgenden Pausen sein sollen. Die Lösung ist gratis im Mac-Appstore verfügbar.

RescueTime

Wer sich gar nicht so sicher ist, ob er seine Arbeitsgewohnheiten richtig einschätzt, könnte sich für RescueTime interessieren. Mit Hilfe dieser Lösung könnt ihr erfassen, wie viel Zeit ihr eigentlich mit was genau verbringt. Das geht bei der Nutzung sozialer Medien los, erstreckt sich über die Zeit, die man mit seinen Mails verbringt, und sogar die Dauer, die man in Meetings verbringt, lässt sich erfassen. Wer das eine Zeit lang durchhält, bekommt wertvolle Erkenntnisse bezüglich seiner Gewohnheiten. Auf Basis dieser Erkenntnisse lässt sich dann der Arbeitstag optimieren. Außerdem ermöglicht RescueTime das Blockieren von bestimmten Anwendungen und Webseiten, sobald ein vorher definiertes Zeitfenster überschritten wird. Der Dienst ist in einer leicht beschnittenen Version kostenlos nutzbar – alle Funktionen gibt es für rund zehn US-Dollar im Monat.

Zeiterfassung und Time-Management

Für viele Freelancer ist es wichtig, zu wissen, wie viel Zeit sie auf welchem Projekt gearbeitet haben. Nur so lässt sich dem Kunden der korrekte Betrag in Rechnung stellen. Diverse Tools zur Zeiterfassung sorgen dafür, dass man diese Informationen fast automatisch sammeln kann. Entsprechende Apps lassen sich aber auch vortrefflich dafür nutzen, den eigenen Arbeitsalltag besser zu strukturieren und produktiver zu gestalten, indem man herausfindet, mit welchen Tasks man unnötig Zeit verplempert. Einen großen Überblick über erhältliche Time-Tracking-Apps bietet der Artikel „Wo ist nur die Zeit geblieben? Time-Tracking-Apps für Webworker”.

OfficeTime

OfficeTime sieht nicht nur gut aus, sondern bringt auch jede Menge Features mit. So bietet die App für Windows, OS X und iPhone zum Beispiel die Möglichkeit, Daten nach Excel zu exportieren und liefert auf Wunsch detaillierte Statistiken zu einzelnen Projekten. Mit der Lösung für die Zeiterfassung können Freiberufler so leicht erkennen, ob ein Projekt im Zeitplan ist, ob sie das vereinbarte Budget zu überschreiten drohen oder ob ein Projekt kürzlich abgeschlossen wurde und sich somit in Rechnung stellen lässt. OfficeTime ermöglicht sogar, auf Templates basierende Rechnungen zu erstellen. Die Software kostet für den Rechner 37 Euro und für das iPhone rund acht Euro.

OnTheJob

OnTheJob ist wie gemacht für Freiberufler, denn die App ermöglicht die Zeiterfassung in unterschiedlichen Kategorien. So könnt ihr beispielsweise erfassen wie viel Zeit ihr für ein Projekt, eine bestimmte Aufgabe oder einen Kunden aufgewendet habt. Darüber hinaus bringt die Software auch noch eine Kundenverwaltung mit und lässt euch Rechnungen erstellen. Die eingängige Nutzeroberfläche erleichtert den Einstieg in die Software, die bereits für rund 40 US-Dollar zu haben ist. OnTheJob ist lediglich für OS X erhältlich.

Zeit und Geld: Ressourcen-Planung

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Mit Cushion fällt es Freelancern leichter, für die Zukunft zu planen. (Screenshot: Cushion)

Wieder mal unbedacht einem Kunden Hilfe zugesagt, nur um dann zu merken, dass der Auftrag vom Timing mit einem anderen Projekt kollidiert? Mit der richtigen Planung lässt sich sowas vermeiden. Generell ist es in der Selbstständigkeit zu empfehlen, ein wenig in die Zukunft zu planen und nicht dem gegenwärtigen Auftragsaufkommen hinterher zu hecheln. Das gilt auch finanziell, denn es kann Gold wert sein, auch sein zukünftiges Einkommen zumindest halbwegs planbar vorhersagen zu können. Mit Tools wie zum Beispiel Cushion lassen sich diese Aufgaben wesentlich leichter erledigen. Die App erlaubt es Freelancern zu erkennen, wann sie in Zukunft finanzielle Lücken haben und ob die Gefahr von sich überlappenden Projekten besteht. Die Entwickler arbeiten derzeit an einer mobilen App, aber auch die Web-Version ist empfehlenswert. Der Online-Dienst lässt sich kostenlos testen und kostet dann rund zehn Dollar im Monat.

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9 Kommentare
kassandra
kassandra

Der Screenshot zu OnTheJob sieht aber irgendwie eher nach Rescue Time aus.. oder?

Antworten
Maryam @Hootsuite
Maryam @Hootsuite

Sehr hilfreich :) Danke

Antworten
Gisela
Gisela

Ich nutze http://www.bexio.com und bin sehr zufrieden

Antworten
Joern
Joern

Hier auch noch ein paar praktische und vor allen Dingen kostenlose Produktivitätstools: http://zeitmanagement360.de/zeitmanagement-tools-produktivitaetsprogramme

Antworten
Riccabona.eSolutions
Riccabona.eSolutions

open3A sieht vielversprechend aus.
Bei der Zeiterfassung fehlt Kimai: http://www.kimai.org/
Echt gutes Tool!

Antworten
Doreen
Doreen

Wer nach einer webbasierten Software für die Erstellung von Rechnungen und weiteren buchhalterischen Dokumenten sucht, der sollte mal bei uns von Billomat (http://www.billomat.com) vorbei schauen. Seit April gibt es Billomat auch als App für iOS und Android. Rechnungsstellung geht jetzt also auch bequem von unterwegs!

Antworten
Jonas_w
Jonas_w

Gute Liste. Zusätzlich nutze ich Trello zum organisieren von Kundenprojekten. Für Rechnungen und Angebote kann ich Paymash empfehlen -> https://www.paymash.com/de/rechnungen-angebote/ weil man Angebote erstellen, versenden, tracken und online akzeptieren kann.

Antworten
bergmannc
bergmannc

In der Liste fehlt definitiv TouchCompany. Damit erstelle ich meine Rechnungen, mache meine Kassenbuchführung und kann aus den Berichten meine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Habe einiges probiert – aber das deutsche Umsatzsteuerrecht ist dann doch etwas speziell. Das schaffen die meisten Apps nicht.

Antworten
Sonja Schirmeister
Sonja Schirmeister

Liebes T3N-Team,

vielen, vielen Dank für die Auflistung der Tools. Ich habe gerade ein tolles Tool entdeckt. Das Rechnungsprogramm Debitoor. Das erspart mir sehr viel Zeit bei der Buchhaltung. Vielleicht hilft es ja noch anderen hier.

Liebe Grüße
Sonja

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