Slack hat die Unternehmenskommunikation nachhaltig verändert. Interne E-Mails sind seltener notwendig, die Integration externer Dienste vereinfacht den Arbeitsalltag und vor allem wurde die Kommunikation mit den Kolleg:innen dank Slack auch irgendwie ein bisschen cooler. Gleichzeitig haben sich aber auch unsere Kommunikationsgewohnheiten durch den Einsatz von Echtzeit-Chats wie Slack oder ähnlichen Werkzeugen verändert. Das ist grundsätzlich überhaupt nicht schlimm, führt bisweilen aber auch zu gewissen Ärgernissen.

Um wirklich produktiv mit Slack arbeiten zu können, und nicht unnötig Frust aufzubauen, empfiehlt es sich, gewisse Regeln zu befolgen. Die zehn wichtigsten dieser Regeln wollen wir euch im Folgenden vorstellen. Dabei solltet ihr im Hinterkopf behalten, dass nicht jedes Team gleich ist und ihr je nach Situation durchaus von den hier aufgestellten Vorgaben abweichen könnt – das solltet ihr dann allerdings unbedingt im Team besprechen und klar kommunizieren.

Auch wenn ihr Erfahrung mit Slack habt, solltet ihr zunächst immer einen Blick darauf werfen, wie eure Team-Kollegen den Messenger nutzen. Während animierte GIFs in manchen Kreisen gang und gäbe sind, könnten andere Teams weniger davon angetan sein. Wenn ihr also neu in einem Team oder auch einem Kanal seid, dann empfiehlt es sich immer, einen Blick auf den bisherigen Gesprächsverlauf zu werfen. So solltet ihr ein Gefühl dafür bekommen, wie eure Kolleg:innen den Messenger nutzen.

Die gemeinsame Kommunikation läuft in Slack über Kanäle ab. Die sind üblicherweise nach Themen beziehungsweise nach Arbeitsbereichen, Teams oder bestimmten Aufgaben gegliedert. Hin und wieder einen witzigen, aber nicht direkt zum eigentlichen Kanalthema passenden Kommentar abzusetzen, wird zwar vermutlich niemanden stören, grundsätzlich solltet ihr aber Sinn und Zweck des jeweiligen Kanals respektieren. Das wird umso wichtiger, wenn der Kanal für wichtige Mitteilungen gedacht ist und vielleicht sogar von einer oder mehreren Mitarbeiter:innen dauerhaft im Auge behalten werden muss.

Es gibt in Slack zwei Möglichkeiten, um alle Teilnehmer eines Kanals anzusprechen. Verseht ihr eine Nachricht mit dem Befehl @here, dann werden Personen benachrichtigt, die den Kanal abonniert haben und derzeit online sind. Bei dem Befehl @channel werden darüber hinaus auch alle angepingt, die gerade nicht aktiv sind. Wollt ihr also die Aufmerksamkeit aller verfügbaren Kolleg:innen, dann solltet ihr @here verwenden. Idealerweise überlegt ihr vorher aber genau, ob ihr wirklich alle erreichen wollt und ob es nicht vielleicht auch ohne Benachrichtigung gehen würde. Zum Beispiel, wenn ihr auf eine Reaktion durchaus warten könnt. @channel hingegen sollte wirklich wichtigen Ankündigungen vorbehalten bleiben.

Wenn ihr eine Frage habt, die nur eine bestimmte Person beantworten kann, deren Antwort letztlich aber nicht nur euch selbst interessiert, dann empfiehlt sich der Einsatz einer @mention, also der direkten Erwähnung des Nutzernamens. Was ihr euch aber verkneifen solltet, sind unnötige @mentions. Wenn ihr also nur der Übersichtlichkeit halber den Namen von Kolleg:innen erwähnt, damit diese wissen, dass sie angesprochen wurden, dann schreibt einfach den Namen und verzichtet auf den Klammeraffen. Gleiches gilt, wenn ihr euch für die Antwort auf eine vorangegangene Frage bedanken möchtet. Hier ist eine weitere Benachrichtigung einfach zu viel des Guten.

Für kleinere Hinweise oder Fragen zu einem Statement eignen sich Nachrichten-Threads. Dadurch, dass sie erst ausgeklappt werden müssen, erhöht sich die Lesbarkeit im Kanal. Sie sind tendenziell auch der beste Ort, wenn ihr einfach nur einen spaßigen Kommentar zu einem Beitrag hinterlassen wollt.

Slack ist ein Echtzeitkommunikationsmedium. Daher erwarten eure Kolleg:innen auch in aller Regel eine einigermaßen zeitnahe Antwort. Das bedeutet, dass ihr auch auf Anfragen zeitnah reagieren solltet, für die ihr eigentlich erst später Zeit habt. Sprich: Wenn euch eine Aufgabe zugetragen wird, die ihr erst am nächsten Tag übernehmen könnt, dann solltet ihr so nett sein, das auch mitzuteilen.

Sollten eure Kolleg:innen den vorherigen Ratschlag nicht beherzigen, dann ist das zwar schade, gibt euch aber nicht das Recht, sie zu nerven. Alle fünf Minuten nachzufragen, ob eure Nachricht angekommen ist, ist unnötig und dürfte euch nicht unbedingt beliebt machen. Außerdem solltet ihr euer Anliegen generell in nur eine einzige Nachricht verpacken. Sendet ihr stattdessen jeden Satz einzeln ab, kann das ebenfalls recht nervig werden – abhängig von den jeweiligen Benachrichtigungseinstellungen eures Gegenübers.

Es sollte zum guten Ton gehören, das eigene Team morgens zu begrüßen und sich abends in den Feierabend zu verabschieden. Auch wenn ihr eine Mittagspause einlegt, solltet ihr kurz Bescheid geben. Dann wissen eure Kolleg:innen, dass sie auf eine Antwort von euch unter Umständen ein wenig warten müssen. Genau dafür sind auch die verschiedenen Slack-Stati gedacht. Hier könnt ihr euren Kolleg:innen ohne Chat-Nachricht klarmachen, dass ihr gerade in einem Meeting seid oder aus anderen Gründen nicht direkt auf eingehende Nachrichten reagieren könnt. Praktisch ist an der Stelle auch die Kalenderintegration von Slack. Einmal eingerichtet wechselt euer Status automatisch auf In einem Meeting, sobald ein Termin in eurem Kalender beginnt. Nach dem Termin verschwindet auch der Status wieder automatisch.

Slack verfügt über ein sehr sinnvolles Feature, über das sich festlegen lässt, zu welchen Zeiten der Team-Messenger keine Benachrichtigungen verschicken soll. Aber selbst wenn ihr die Funktion in eurer Organisation einsetzt, solltet ihr außerhalb der Arbeitszeiten nicht zu viel slacken. Wenn eine Nachricht am Wochenende bis Montag warten kann, dann solltet ihr auch damit warten. Es ist für die Produktivität grundsätzlich wenig förderlich, wenn eure Kolleg:innen jeden Morgen erstmals dutzende Nachrichten aus der vergangenen Nacht lesen müssen, um auf den aktuellen Stand zu kommen.

Niemand hat ein perfektes Gedächtnis. Und ja, manchmal vergisst jeder von uns etwas. Ab einem gewissen Punkt wird es allerdings lästig, wenn ihr immer wieder dieselbe Frage stellt. Vor allem in Slack ist das im Grunde auch gar nicht notwendig, denn es gibt nicht nur eine Suchfunktion, sondern auch Sternmarkierungen. Mit Letzteren könnt ihr für euch wichtige Nachrichten für einen späteren Zeitpunkt markieren, und dann immer wieder abrufen – ohne eure Kolleg:innen zu nerven.

Wenn ihr euer Team oder einzelne Kolleg:innen für ihre Arbeit loben wollt, dann solltet ihr das öffentlich in dem entsprechenden Kanal machen. Denn dort entfaltet ein Lob auch seine volle Kraft als Mittel zur Motivation. Andererseits solltet ihr etwaige Versäumnisse nicht vor allen anderen, sondern in Form einer Direktnachricht ansprechen. Das gilt nicht nur für Slack, sollte aber auch dort nicht vergessen werden.