Wie viele E-Mails bekommst du am Tag? Und liegst du damit im deutschen Durchschnitt? Wir geben Tipps, wie du die E-Mail-Flut innerhalb des Teams in den Griff bekommst.
Unter einem E-Mail-Client, der auch als E-Mail-Programm bezeichnet wird, versteht man ein Programm zum Empfangen, Lesen, Schreiben und Versenden von E-Mails. Entsprechende Programme sind oftmals kostenlos erhältlich. Vor allem Outlook und Mozilla Thunderbird gehören zu den Marktführern.
Im Grunde dient ein E-Mail-Client zum Empfangen, Lesen, Verfassen und Senden von E-Mails. Beim Empfangen der E-Mail werden zwei verschiedene Ansätze unterschieden. Einerseits kann das E-Mail-Programm die Mail auf einem Mail-Server öffnen. Die zweite Alternative ist der Download der E-Mails von einem Mailserver sowie der lokale Abruf dieser E-Mail, nachdem diese in dem entsprechenden Benutzerpostfach abgelegt wurde. Das Versenden funktioniert hingegen über das Simple Mail Transfer Protocol, das die Mail an einen passenden Relay-Server weiterleitet. Dieser Relay-Server leitet den anschließenden Versand an den Empfänger ein. Bei Nichterreichbarkeit des Relay-Servers wird der Versand der E-Mail nicht ausgeführt. Aus diesem Grund hat sich die Verwendung eines lokalen Mail-Transfer-Agenten etabliert. Dieser erstellt eine lokale Warteschlage für die ausgehenden E-Mails, sodass der Versand ausgeführt werden kann. Vor allem der höhere Aufwand bei der Einrichtung gilt als Nachteil dieses Ansatzes.
Ein E-Mail-Client kommt mit weitreichenden Organisationsmöglichkeiten daher. So haben Nutzer die Möglichkeit, Ordnerstrukturen für die Verwaltung der Post anzulegen. Bereits bei dieser Funktion offenbaren sich Unterschiede in den Programmen, denn einige Anbieter bieten Unterverzeichnisse, während andere Anbieter auf Archive setzen – diese bieten eine besonders platzsparende Komprimierung. Im Normalfall werden alle neuen E-Mails im klassischen Eingangsordner abgelegt. Hier werden relevante Informationen zum Absender, Eingangsdatum und Betreff angegeben. Zudem erlauben definierte Regeln das Verschieben der eingehenden Post in dafür definierte Unterordner. Sobald eine Mail gelesen wurde, kann diese zudem gelöscht werden. Nach dem Löschen wird diese in den Papierkorb des Postfachs verschoben. Alternativ kann eine gelesene Mail auch archiviert werden. Hierfür müssen im Vorhinein Archive angelegt werden. Nach dem Versenden einer E-Mail landet diese vorübergehend im Ausgangsordner. Dieser spiegelt den aktuellen Versandstatus wider und gibt eine Indikation auf den aktuellen Versandstatus. Nach dem abgeschlossenen Versand werden die Mails unter „gesendete Mails“ abgelegt. Einer der beliebtesten E-Mail-Clients ist wohl Gmail (früher Googlemail) von Google, doch auch andere E-Mail-Clients wie Spark können zur Organisation von Mails genutzt werden.
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