Ratgeber

Projektmanagement-Tools für Freelancer und Startups im Überblick

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Basecamp

(Screenshot: Basecamp)

Basecamp hat es sich zur Aufgabe gemacht, die gesamte Kommunikation und Verwaltung von Projekten unter eine Haube zu packen. Neben To-do-Listen, die den aktuellen Status eines Projekts prozentual anzeigen, will Basecamp die oft ineffiziente Nachverfolgbarkeit von E-Mails und Aufgabenzuweisungen durch Message-Boards eliminieren. Stellt euch einfach ein fancy Forum vor, in dem Projekte besprochen werden können und wenn es persönlicher und ad hoc gehen muss, hilft der integrierte Chat aus. Interessant ist bei Basecamp auch die Möglichkeit, sich automatisierte Statusreports über Projekte anzeigen und Kunden ganz einfach in das System einladen zu können.

Auch hier geht es darum, das Mail-Chaos zu minimieren und dafür zu sorgen, dass wichtige Infos für alle Projektteilnehmer zugänglich sind und nicht nur für Uwe aus der IT. Besonders ansprechend ist bei Basecamp die Nutzeroberfläche, die die einzelnen Bereiche grafisch übersichtlich in Boxen darstellt, zu denen auch eine Art schwarzes Brett gehört, wo Interna für alle Mitarbeiter angekündigt werden können. Basecamp kann für einen Monat kostenlos genutzt werden, danach ist das Preismodell ganz einfach: 99 US-Dollar im Monat für alles ohne Nutzerbeschränkung.

Jira

(Screenshot: Atlassian)

Jira gehört wie auch Trello und Confluence zu Atlassian und richtet sich vorrangig an agile Software-Development-Teams. Überraschung: Auch bei Jira ist ein Kanban-Board dabei, das zudem für agile Arbeitsmethoden als Scrum-Variante verfügbar ist. Somit können in Jira Sprints geplant, die Projekte priorisiert und im Kontext anderer im Startup oder Unternehmen nachverfolgt werden. Eine visuelle Darstellung von Roadmaps und eine Übersicht über die Release-Versionen sorgen dafür, dass alle im Bilde darüber sind, was in den Teams passiert. Dazu bringt Jira eine Workflow-Planung mit Vorlagen.

Neben der Integration zahlreicher Developer-Tools bietet das Jira natürlich eine Schnittstelle zu anderen Atlassian-Anwendungen wie Confluence. Insgesamt ist Jira also kein Allround-Tool, sondern spezialisiert sich auf die Anforderungen von agilen Software-Teams. Nach einer siebentägigen Testphase werden 7 oder 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat fällig, je nachdem, welchen Support, Storage und Uptime-Garantie man braucht.

Slack

(Screenshot: Slack)

Auch wenn Slack laut Microsofts Zahlen Mitte Juli 2019 von deren eigenem Konkurrenztool Teams überholt worden ist, ist die Collaboration- und Projektmanagement-Suite sicherlich die populärste. Besonders für Startups und mittelgroße Unternehmen eignet sich Slack ausgezeichnet, denn das Tool stellt den direkten Austausch in Chatrooms in den Vordergrund. Falls sich noch jemand an IRC erinnert: Slack funktioniert ähnlich und erlaubt das Anlegen von Räumen für bestimmte Nutzer, in denen dann Projekte besprochen werden können. Direktnachrichten sind natürlich auch möglich.

Durch die Integration aller wichtigen Kommunikations-, File-Sharing- und auch der bisher genannten Dienste wie Trello und Asana hat sich Slack mehr oder weniger zum Industriestandard gemausert. Die Chaträume können mit News aus RSS-Feeds befeuert oder durch CRM-Suites von Salesforce oder Zoho erweitert werden und eine Menge mehr lässt sich unter den großen Hut von Slack bringen. Der Service ist kostenlos, auch wenn diese Information ein wenig versteckt im Helpcenter zu finden ist, ist dann aber arg limitiert. Zum Ausprobieren reicht es, wer aber sinnvoll mit Slack arbeiten und den Dienst mit anderen Tools verknüpfen will, ist ab 6,25 Euro pro Nutzer und Monat dabei.

Evernote Business

(Screenshot: Evernote)

Das beliebte Notizentool Evernote bringt nicht nur die Zettel-, Bookmark- und Hirnwirtschaft unter einen Hut und strukturiert sie mit Tags. Auch als Projektmanagement-Tool lässt sich die Suite benutzen, wenn man seine Arbeit mithilfe eines Informations-Hubs planen möchte. Evernote beziehungsweise die erweiterte Variante Evernote Business ist aus diesem Grund vermutlich eher etwas für Content-Creators, kleinere Agenturen oder semi-professionelle Blogs geeignet, die ihre Links und Ideen in die App kübeln und dann ordnen wollen, um sie als Artikel, Videos oder in anderer Form umzusetzen.

Dafür lassen sich die Notes bestimmten Leuten zuweisen, Deadlines erstellen und natürlich ist auch bei Evernote Business die Integration anderer Dienste möglich. Für 6,99 Euro gibt es eine Premium-Variante, in der etwa doppelt so teuren ist dann aber erst die Zusammenarbeit mit allen Features und in größeren Teams möglich. Wer sich die Flocken sparen will und sich dafür interessiert, das Tool effektiv als Freelancer oder unkoordinierte Privatperson zu nutzen: einfach Evernote installieren und den GTD-Ansatz (Getting Things Done) aus den Videos dieser Website umsetzen. Aus persönlicher Erfahrung sprechend ist das System pures Gold.

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16 Kommentare
Birger
Birger

Wer ignoriert denn heutzutage noch Notion.so? Kann ich nicht verstehen.. ist eins der Top 3 Tools für mich und macht einige dieser Empfehlungen total überflüssig.

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Jake Pietras

Danke für deinen Kommentar und viel Spaß und Erfolg mit Notion.

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Markus Bisang
Markus Bisang

und was ist mit Zenkit

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Louise
Louise

Oder mit factro (https://www.factro.de/)?
Asana = US-Server-Standort, Basecamp = US-Server-Standort, Trello = US-Server-Standort – für Unternehmen, die die DSGVO und BDSG-neu ernst nehmen, leider nicht einsetzbar. Die Aufstellung der Tools ist leider nicht hilfreich, die inzwischen sehr guten deutschen Tools werden komplett außer Acht gelassen. Schade!

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Jake Pietras

Die DSGVO ist unabhängig vom Standort umsetzbar. Wir können leider nicht alle Projektmanagement-Tools listen, da das den Rahmen der Aufstellung sprengen würde. Vielen Dank für deinen Kommentar

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Hagen
Hagen

Ihre Aussage stimmt leider nicht. Da muss ich Louise vollkommen Recht geben. Lesen Sie dazu gerne einmal den unten stehenden Artikel „Sind Projektmanagement-Tools noch DSGVO-konform?“, der das Thema „Datenschutz auf US-Servern“ behandelt. Das zeigt auch, dass Sie von der Realität in deutschen Unternehmen weit entfernt sind. Es geht nicht darum, eine möglichst „komplette“ Tool-Liste abzubilden. Aber es hilft mir und anderen Lesern kein bisschen weiter, Basecamp und Trello zum x-ten Mal als Tools aufgeführt zu bekommen, wenn ich diese in meiner Organisation aus den o.g. Gründen nicht verwenden kann. https://www.ingenieur.de/karriere/arbeitsrecht/sind-projektmanagement-tools-noch-dsgvo-konform/

Thomas
Thomas

Vielen Dank für diese Übersicht!,
eigentlich könnte es noch einen Abschnitt „weitere Tools“ geben, die ohne Review aufgelistet werden, so dass die Leser sich auch diese ansehen könnten :-)

Unsere Unternehmensgruppe hat bereits mit den meisten der aufgelisteten Produkten gearbeitet und wir sind von ClickUp (https://clickup.com/) begeistert. Bereits die Gratis-Version ist grossartig und wir haben noch nie einen so schnellen und offenen Kundendienst erlebt. So werden z.B. Verbesserungsvorschläge ernst genommen und wenn sinnvoll zeitnah umgesetzt.

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Jake Pietras

Hi Thomas, vielen Dank für die Empfehlung und freut mich, dass ihr in Clickup ein für euch sinnvolles Tool gefunden habt. Es ist irgendwo immer Geschmackssache und stimme Dir zu, dass es wie bei den meisten Apps nicht das eine Tool für alle gibt, denn dafür sind Menschen und Unternehmen zu unterschiedlich. Würde mich interessieren, welche Vorteile ihr in Clickup gefunden habt, das nicht auf meinem Schirm war. Vielleicht wechsle ich dann auch von Asana.

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Jake Pietras

@Hagen: Danke für den Kommentar, aber auch dein Artikel bestätigt, dass die DSGVO umsetzbar ist. Bereits im Teaser. Dass eine Menge Dinge zu beachten sind, bedeutet ja nicht, dass es unmöglich ist.

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Hans Wagner
Hans Wagner

Trotzdem finde ich es sehr schade, dass immer wieder die üblichen verdächtigen gehypt werden. Ein für mich wesentliches besseres Tool als Trello ist Meistertask – mit super Automatismen und viel besserer Übersicht, um nur zwei von vielen Punkten zu nennen. Auch in Sachen Zuverlässigkeit: Regelmäßig fehlen bei Trello Daten, weil der Mitarbeiter nicht auf „speichern“ geklickt hat … Und eben doch: Server in Deutschland! Immer mehr Kunden legen Wert auf einen deutschen Standort für ihre Daten! Also warum nicht diese Voraussetzung mit berücksichtigen? Und warum in dieser Hinsicht nicht „einfach“ statt „es ist ja nicht unmöglich“?

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Jake Pietras

Die Tools sind nicht hyped sondern bei sehr vielen Unternehmen etabliert und unterstützt. Wir können leider nicht jede persönliche Präferenz berücksichtigen, dafür gibt es zu viele Tools.

Dieter Lang
Dieter Lang

Ich kann Ihnen, Herr Wagner, nur beipflichten. Besser kann man es nicht ausdrücken: Es werden immer nur die üblichen verdächtigen gehypt.
Achja: Einer unserer Kunden musste inzwischen auch weg von Asana – übrigens wegen des US-Hostings. Das war für die Organisation leider doch „unmöglich“. Ich würde gerne wissen, lieber Herr Pietras, warum man an dieser Stelle den „Krieg“ führen soll, um Asana oder Trello einzuführen bzw. behalten zu können? Die Zeit und Opportunitätskosten habe ich leider nicht, um mich mit dem Datenschutz und der IT-Abteilung auseinanderzusetzen. Das dauert in der Regel nämlich ein Jahr – und gewonnen ist dann immer noch nichts.

Daher teile ich die Ansicht von Herrn Wagner: Warum nicht „einfach“? Insofern sind die Kommentare hier wesentlich hilfreicher als der gesamte Artikel. Es sind bereits drei erstklassige deutsche Tools mit Zenkit, factro und Meistertask genannt worden.

Hagen
Hagen

@Jake: Das stimmt leider nicht. Du hast mit Sicherheit noch nie mit einem Datenschutzbeauftragten eines deutschen mittelständischen Unternehmens zusammengearbeitet. Und mit Sicherheit auch noch nicht im Projektmanagement im Bereich „Banken & Versicherungen“…
Dass es gute Tools gibt, die in den USA und anderen Ländern frequentiert im EInsatz sind, ist unbestritten. Aber wenn man Digitalisierung in Deutschland und insbesondere im Mittelstand vorantreiben möchte, muss man alle möglichen Hürden möglichst gering halten. Wenn es Tools gibt, die einen deutschen Serverstandort und auch deutschsprachigen Kundenservice bieten, und genau das von KMUs hier besonders gewünscht wird, warum kommt dann immer wieder der Trello-Song?

Die „Ausrede“ der persönlichen Präferenz ist schwach. Da kann ich Hans genau so wie zuvor Louise nur zustimmen. Asana und Trello sind reiner Hype. factro ist definitiv besser als Asana und Meistertask auch besser als Trello.

Nebenbei finde ich es ziemlich erstaunlich, dass ein Portal wie t3n so einen Artikel „zulässt“, in dem die inzwischen sehr guten deutschen Player nahezu völlig außer Acht gelassen werden. Schade!

Antworten
Jake Pietras

Vielen Dank für deinen Kommentar, aber ich kann leider keine Aussagen zu Kunden oder Projekten machen und sehe die t3n nach wie vor als eine der wichtigsten und sorgfältigst arbeitenden Publikationen in Deutschland. Deine Meinung respektiere ich natürlich dennoch.

Louise
Louise

@Hagen: Ich sehe das genauso – und nicht nur bei mittelständischen Unternehmen, sondern auch bei Großkonzernen (die meistens ja viele veraltete Strukturen und – wenn man ehrlich ist – auch Mitarbeiter – aufweisen). Wenn ich (ich arbeite in einem Großkonzern) der Rechtsabteilung und dem Datenschutzbeauftragten erzähle ich möchte ein Tool nutzen, dessen Server in den USA lokalisiert sind, dann brauch ich da gar nicht hingehen oder das ganze Thema hängt 1 Jahr lang in der Bearbeitungsschleife. Klar werden die Tools oft genutzt, das weiß ich auch. Aber wenn man mal ehrlich ist, ist die Frage aber auch, ob sie immer konform eingesetzt werden oder nicht?

@Jake: Es wäre doch für uns als Leser eines solchen Artikels einfach schön, auf sowas hingewiesen zu werden. „Dass eine Menge Dinge zu beachten sind, bedeutet ja nicht, dass es unmöglich ist.“ ist für mich hier auch keine kompetente Aussage. Wie wäre es demnächst mit einem Artikel, der auf diese Dinge aufmerksam macht?

Jake Pietras

Vielen Dank für deinen Vorschlag, eventuell ergibt sich die Möglichkeit dafür.

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