Ratgeber

Diese Apps fordern das Microsoft-Office-Prinzip heraus

Die Kollaborations-Software Notejoy. Die optischen Anleihen bei Slack sind bei vielen SaaS-Tools unübersehbar.

Wer heute in einem Büro arbeitet, arbeitet nach dem Microsoft-Prinzip – selbst wenn andere Software eingesetzt wird. Eine Reihe schlanker Cloud-Tools allerdings ist angetreten, das zu ändern.

Wer im Büro mit Texten, Tabellen und E-Mails arbeitet – also so gut wie jeder –, arbeitet so, wie sich Microsoft in den 1980ern die Arbeit mit Computern vorstellte. Dabei ist irrelevant, ob tatsächlich Microsoft Office zum Einsatz kommt, Google Docs oder Libreoffice – das Microsoft-Prinzip der Software hat sich durchgesetzt.

Dabei könnten manche Aufgaben, für die heute Microsoft Word, Excel, Outlook oder eine der Alternativen eingesetzt werden, auch ganz anders gelöst werden. Ein bekanntes Beispiel ist die Bürochat-Software Slack, die in zahlreichen Büros insbesondere große Teile das kurzfristigen E-Mail-Pingpong mit langen CC-Listen verdrängt hat.

Und Slack ist längst nicht mehr allein. Ein Artikel bei Geekwire nennt Quip, Notejoy, Slite, Zenkit, Notion, Agenda, Smartsheet, Airtable, Coda und Trello als weitere Cloud-Dienste, die das Microsoft-Prinzip bei Office-Aufgaben herausfordern. Wir schauen uns die Tools in einem Überblick an.

Quip will Kultur des gemeinsamen Handels fördern

Bei vielen der genannten Online-Tools steht die Zusammenarbeit mit Kollegen im Vordergrund – so auch bei Quip, das die Anzahl von E-Mails im Büro reduzieren soll und „eine neue Art der Zusammenarbeit, die eine Kultur des Handelns fördert“, verspricht. Nach Angaben der Salesforce-Tochter wird Quip unter anderem von Firmen wie Facebook, Amazon, Dell und Electronic Arts eingesetzt.

Im Zentrum stehen Text- und Tabellen-Dokumente, die plattformunabhängig mobil und vom Desktop aus gemeinsam bearbeitet und verwaltet werden können. Kommuniziert wird dabei über eine integrierte Chat-Funktion. Außerdem können die Dokumente kommentiert werden. Die Funktionen der Textverarbeitung sind dagegen noch recht rudimentär: So werden in den Textdokumenten beispielsweise keine Fußnoten und Vorlagen unterstützt und die Tabellen beinhalten keine Rechenfunktionen.

Quip eignet sich damit nicht als Ersatz für Microsoft Office, Libreoffice, Google Docs oder iWork. Vielmehr handelt es sich eher um die gemeinsame Verwaltung von Notizdokumenten à la Evernote. Quip kostet 30 US-Dollar im Monat für ein Team mit bis zu fünf Personen und zehn Dollar extra für jede weitere Person.

Notejoy: Im Team an Dokumenten arbeiten

Auch bei Notejoy steht das kollaborative Arbeiten im Mittelpunkt. Das Interface der Software erinnert im ersten Moment an Slack. Die App läuft sowohl im Browser als auch als eigenständiges Programm für macOS, Windows und iOS – außerdem ist ein Plugin für Slack vorhanden. Notejoy lässt sich auch in die beliebte Projektmanagement-Software Trello integrieren.

Im Zentrum steht auch bei Notejoy das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten mit Kollegen und die Kommunikation darüber. Die Software soll für alle transparent machen, wer wann welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen hat – und die Kommunikation darüber mit allen anderen Kollegen so einfach wie möglich machen. Über die Software kann jeder die Personen auswählen, mit denen er oder sie ein Dokument teilen will – und direkt in Notejoy darüber kommunizieren. Ein Video erläutert die wichtigsten Funktionen.

„Die Leute hassen es, Dokumente und Wikis zu erstellen, weil es so schwer ist – stattdessen senden sie E-Mails oder unterhalten sich im Flur, sodass so viel Wissen und Werte verloren gehen“, erklärt einer der Notejoy-Gründer im Gespräch mit Small Business Trends das Problem, das sie zu lösen versuchen. „Mitarbeiter erfinden das Rad immer wieder neu, weil sie keinen Zugriff auf vorgegangene Arbeit haben.“

Die kostenlose Version von Notejoy ist auf fünf Nutzer pro Ordner und maximal drei Team-Ordner beschränkt. Dateien dürfen zehn Megabyte nicht überschreiten und ein Ordner darf maximal 100 Megabyte enthalten. Die kostenpflichtige Version der Software beginnt bei 8,33 Dollar pro Monat und User.

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2 Reaktionen
Christoph Schmalisch

Wer all diese Funktionalitäten aufeinander abgestimmt zu einem sehr günstigen Preis haben will, sollte Microsoft Office 365 nutzen.
... dieser Artikel kommt mindestens 2 Jahre zu spät.

Antworten
Mathias

Ohje... da hat jemand lange nicht mehr mit aktueller Office Software von Microsoft gearbeitet.

In den Business-Variante von Microsoft Office 365 sind eine Vielzahl von Tools enthalten - und zwar kostenlos - die den Einsatz von den o.g. Diensten obsolet machen. Und zudem spart man eine Menge Geld.

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