Wer im Büro mit Texten, Tabellen und E-Mails arbeitet – also so gut wie jeder –, arbeitet so, wie sich Microsoft in den 1980ern die Arbeit mit Computern vorstellte. Dabei ist irrelevant, ob tatsächlich Microsoft Office zum Einsatz kommt, Google Docs oder Libreoffice – das Microsoft-Prinzip der Software hat sich durchgesetzt.

Dabei könnten manche Aufgaben, für die heute Microsoft Word, Excel, Outlook oder eine der Alternativen eingesetzt werden, auch ganz anders gelöst werden. Ein bekanntes Beispiel ist die Bürochat-Software Slack, die in zahlreichen Büros insbesondere große Teile das kurzfristigen E-Mail-Pingpong mit langen CC-Listen verdrängt hat.

Und Slack ist längst nicht mehr allein. Ein Artikel bei Geekwire nennt Quip, Notejoy, Slite, Zenkit, Notion, Agenda, Smartsheet, Airtable, Coda und Trello als weitere Cloud-Dienste, die das Microsoft-Prinzip bei Office-Aufgaben herausfordern. Wir schauen uns die Tools in einem Überblick an.

Bei vielen der genannten Online-Tools steht die Zusammenarbeit mit Kollegen im Vordergrund – so auch bei Quip, das die Anzahl von E-Mails im Büro reduzieren soll und „eine neue Art der Zusammenarbeit, die eine Kultur des Handelns fördert“, verspricht. Nach Angaben der Salesforce-Tochter wird Quip unter anderem von Firmen wie Facebook, Amazon, Dell und Electronic Arts eingesetzt.

Im Zentrum stehen Text- und Tabellen-Dokumente, die plattformunabhängig mobil und vom Desktop aus gemeinsam bearbeitet und verwaltet werden können. Kommuniziert wird dabei über eine integrierte Chat-Funktion. Außerdem können die Dokumente kommentiert werden. Die Funktionen der Textverarbeitung sind dagegen noch recht rudimentär: So werden in den Textdokumenten beispielsweise keine Fußnoten und Vorlagen unterstützt und die Tabellen beinhalten keine Rechenfunktionen.

Quip eignet sich damit nicht als Ersatz für Microsoft Office, Libreoffice, Google Docs oder iWork. Vielmehr handelt es sich eher um die gemeinsame Verwaltung von Notizdokumenten à la Evernote. Quip kostet 30 US-Dollar im Monat für ein Team mit bis zu fünf Personen und zehn Dollar extra für jede weitere Person.

Auch bei Notejoy steht das kollaborative Arbeiten im Mittelpunkt. Das Interface der Software erinnert im ersten Moment an Slack. Die App läuft sowohl im Browser als auch als eigenständiges Programm für macOS, Windows und iOS – außerdem ist ein Plugin für Slack vorhanden. Notejoy lässt sich auch in die beliebte Projektmanagement-Software Trello integrieren.

Im Zentrum steht auch bei Notejoy das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten mit Kollegen und die Kommunikation darüber. Die Software soll für alle transparent machen, wer wann welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen hat – und die Kommunikation darüber mit allen anderen Kollegen so einfach wie möglich machen. Über die Software kann jeder die Personen auswählen, mit denen er oder sie ein Dokument teilen will – und direkt in Notejoy darüber kommunizieren. Ein Video erläutert die wichtigsten Funktionen.

„Die Leute hassen es, Dokumente und Wikis zu erstellen, weil es so schwer ist – stattdessen senden sie E-Mails oder unterhalten sich im Flur, sodass so viel Wissen und Werte verloren gehen“, erklärt einer der Notejoy-Gründer im Gespräch mit Small Business Trends das Problem, das sie zu lösen versuchen. „Mitarbeiter erfinden das Rad immer wieder neu, weil sie keinen Zugriff auf vorgegangene Arbeit haben.“

Die kostenlose Version von Notejoy ist auf fünf Nutzer pro Ordner und maximal drei Team-Ordner beschränkt. Dateien dürfen zehn Megabyte nicht überschreiten und ein Ordner darf maximal 100 Megabyte enthalten. Die kostenpflichtige Version der Software beginnt bei 8,33 Dollar pro Monat und User.

Bei der Kollaborations-Software Slite sind die Anleihen beim bekannten Slack-Interface ebenfalls unverkennbar – und auch hier steht das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und die Kommunikation drumherum im Fokus. Die Software aus Paris war im Programm des bekannten US-Startup-Accelerators Y Combinator und hat kürzlich 4,4 Millionen Dollar von Index Ventures eingesammelt.

Auch Slite geht davon aus, dass bisherige Office-Alternativen in der Cloud wie Google Docs zwar im Team nutzbar sind, aber nicht von vornherein für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten konzipiert wurden. Neben der Kommunikation und Kommentierung von Dokumenten wird damit auch bei Slite auf die Themen Rechtemanagement und Ordnerstruktur besonderen Wert gelegt. Auch Slite ist als Slack-Plugin vorhanden.

Die kostenlose Version von Slite ist auf 50 im Team geteilte Notizen im Monat und zwei Gigabyte Speicherplatz limitiert. Für 6,67 Dollar pro User und Monat gibt es zehn Gigabyte Speicher und unlimitierte Notizen.

Das Unternehmen hinter dem Aufgaben- und Projektmanagement-Tool Zenkit sitzt in Karlsruhe und vereint die Funktionen der Projektmanagementsoftware Trello mit denen der To-do-App Wunderlist, die nach der Microsoft-Übernahme stiefmütterlich behandelt wird, in einer Software. Es ist auch ein Importer für Wunderlist-Daten vorhanden.

Für jedes Projekt lässt sich eine unterschiedliche Ansicht wählen – egal, ob Kanban-Board, Mindmap, Tabelle, Aufgabenliste oder Kalender. In sämtlichen Ansichten stehen den Nutzern umfangreiche Filterfunktionen zur Verfügung. Seit Anfang 2018 gibt es die Cloud-Software auch als eigenständige Desktop-App – und zwar neben Android, iOS, Windows und macOS auch für Linux.

Für den Privatgebrauch ist Zenkit kostenlos, kostenpflichtige Versionen mit mehr Speicher und für Team-Größen über fünf Personen kosten ab 7,50 Euro.

„Notion ist das bessere Evernote“, schrieben wir schon 2016 – es vereint Notizen, Dokumentationen, Wikis, Aufgabenverwaltung und mehr in einer Software. Auch bei Notion geht es um textbasierte Inhalte – von kurzen To-do-Listen bis zu ganzen Büchern. Wie bei den anderen hier vorgestellten Tools sind die Formatierungsmöglichkeiten dabei gering – allerdings können immerhin beispielsweise Texte in Spalten angeordnet werden.

Über die Gestaltungsmöglichkeiten einer einfachen Notizen-App wie Evernote geht Notion also hinaus. Texte können auch per Drag & Drop eingefügt und verschoben werden. Tastatur-Akrobaten werden die Befehle per Slash-Eingabe („/“) schätzen. Die App ist für Windows, macOS, iOS und Android verfügbar.

Im Vergleich zu den anderen hier vorgestellten Diensten ist Notion relativ günstig. Die kostenlose Version erlaubt unlimitiert große Teams – allerdings sind Datei-Uploads auf nur fünf Megabyte beschränkt. Eine Version für ein Einzel-Nutzer kostet vier Dollar im Monat, für Teams beginnt der Preis ab acht Dollar pro User.

Ausführlich stellen wir uns Notion in unserem Artikel vor: Notion ist das bessere Evernote – Notizen, Dokumentationen, Wikis, Aufgabenverwaltung und mehr

„Notes, deine Zeit ist gekommen“, heißt es breitbeinig auf der Website von Agenda – ein Tool rein für die Apple-Welt, das Apples eigene Notizen-App ablösen will. Dementsprechend gibt es Agenda nur für macOS und iOS als App. Agenda ist kostenlos und kann durch einen kostenpflichtigen In-App-Kauf für 19,99 Euro zur Premium-Version freigeschaltet werden. Die Notizen werden wie bei Apples eigener Notizen-App über die iCloud zwischen verschiedenen Geräten synchronisiert.

Im Mittelpunkt steht der Ansatz der App, Notizen jeweils mit ihrem Erstellungszeitpunkt zu verknüpfen. Der Name der Software deutet es schon an: Agenda soll helfen, die Prioritäten des Tages zu setzen. Eine Tagesansicht zeigt nur aktuelle Einträge und die „Agenda“-Ansicht zeigt eine Art To-do-Liste, auf der nur als „Agenda“ markierte Einträge angezeigt werden.

Die Nutzer in Apples Mac-Store hat die niederländische Firma hinter der App zu großen Teilen überzeugt – die Mac-App ist mit vier Sternen von den Nutzern bewertet und wird offiziell von Apple empfohlen.

Smartsheet ist eine im Webbrowser laufende Software für die Projektmanagement-Software, die bereits seit 2006 existiert. Nach Herstellerangaben wird die Software in 94 der Fortune-100-Unternehmen eingesetzt. Die Software lässt sich 30 Tage kostenlos testen – Preise gibt das Unternehmen nicht öffentlich an. Für Android und iOS sind Apps vorhanden.

Smartsheet sieht sich dabei nicht nur als Konkurrenz zu Microsofts eigener Projektmanagement-Lösung Microsoft Project, sondern auch zu Microsoft Excel – und ist wirtschaftlich äußerst erfolgreich. Den Umsatz konnte Smartsheet im zweiten Quartal 2018 um 60 Prozent auf über 42 Millionen Dollar steigern.

Die Software deckt dabei eine Vielzahl von Unternehmens-Prozessen ab – vom Kunden-Management über Budgetplanung bis zum Management von Marketing-Kampagnen.

Airtable ist der andere große Herausforderer für das Microsoft-Gespann aus Microsoft Projects und Excel – und kommt dabei vor allem optisch frischer rüber. Wer bisher Microsoft Excel oder Google Docs dazu nutzt, im Team Projekte zu organisieren, sollte sich Airtable einmal anschauen.

Denn während die Tabellen-Kalkulationen eigentlich dafür gedacht sind, mit Zahlen und Formeln umzugehen, werden sie vielfach zur Organisation von Projekten zweckentfremdet, während Airtable genau für diesen Anwendungszweck optimiert ist. So lassen sich Zellen zumindest auf verschiedenste Art formatieren oder beispielsweise auch als Checkbox definieren. Allerdings kann Airtable auch Formeln berechnen.

Schon die kostenlose Version von Airtable mit zwei Gigabyte Speicher lässt sich recht umfangreich nutzen – die kostenpflichtige Version beginnt ab zehn Dollar pro User.

Airtable lässt sich im Webbrowser sowie als Android- und iOS-App nutzen. Um die möglichen Anwendungszwecke zu veranschaulichen, hat Airtable verschiedene Beispiel-Projekte online gestellt – von einer Liste zur Pflege von Pressekontakten bis zur Organisation einer Kunstausstellung. Vorhandene Tabellen können als CSV-Datei importiert werden.

Coda heißt nicht nur ein Web-Editor, sondern auch ein weiteres Notizen- und Planungs-Tool in der Cloud. Auch Coda ist keine direkte Excel-Konkurrenz, auch wenn sich mit dem SaaS-Tool Tabellen erstellen lassen – im Zentrum steht wie bei Airtable die gemeinsame Planung von Events. Insbesondere die Integration mit anderen Web-Apps von Google Maps über Slack bis Google Kalender und Instagram betont Coda und nennt die Plugins Packs.

Der Grundgedanke von Coda besteht darin, Dokumente in der Cloud zu schaffen, die in ihren Möglichkeiten so vielseitig wie Apps sind. So lassen sich zum Beispiel Buttons definieren und mit zahlreichen Funktionen verbinden. Ein Button kann beispielsweise so programmiert werden, dass eine SMS an sämtliche Telefonnummern einer Liste gesendet wird – oder der Status eines Feldes ändert sich. So lassen sich über Coda auch Waren verwalten, deren Status über Buttons geändert werden kann.

Die praktischen Anwendungs-Szenarien der Software lassen sich mit vielen Beispielen auch ohne Anmeldung online gleich mit einer Reihe Beispiel-Templates ausprobieren. Coda ist noch in einer recht frühen Phase und daher derzeit komplett kostenlos. Eine Version der Software soll für immer kostenlos bleiben – aber auch eine kostenpflichtige Variante ist in Planung, deren Preis noch nicht feststeht.

Trello ist eine web-basierte Projektmanagement-Software, die auf die Kanban-Methode setzt – eine seit vielen Jahren angesagte Form der Produktionsprozess-Steuerung in Unternehmen aller Größen. Die Aufgaben werden in der weithin bekannten Optik eines Kanban-Boards dargestellt. Die Listen tragen dabei frei wählbare Titel wie beispielsweise „Planung“, „In Arbeit“, „Testing“ und „Abgeschlossen“ und werden dem Kanban-Prinzip entsprechend von links nach rechts geschoben.

Trello besticht dabei vor allem durch seine Einfachheit – die Einstiegshürde ist niedrig, da sich das Prinzip der To-do-Punkte, die von links nach rechts wandern, jedem Mitarbeiter sofort erschließen dürfte. Andererseits ist Trello dadurch aber auch nicht in der Lage, komplexere Strukturen und Abhängigkeiten abzubilden.

Die Funktionsweise ist eingängig: Es lassen sich unterschiedliche Boards für verschiedene Projekte anlegen. Jedes Board lässt sich mit Spalten und Karten befüllen. Diese lassen sich mit weiterführenden Informationen versehen, kommentieren, Mitarbeitern zuweisen und leicht per Drag & Drop verschieben. Fälligkeitsdaten lassen sich entweder für individuelle Karten oder ganze Kartensammlungen vergeben.

Trello kann entweder im Webbrowser oder auf dem Smartphone auch via Android- und iOS-App genutzt werden. Die Basis-Version ist kostenlos, die kostenpflichtige Version beginnt bei 9,99 Dollar pro User und Monat.